Sao chép dữ liệu trong Excel là một tính năng bất kỳ người dùng nào cũng đã từng sử dụng. Ngoài cách copy bằng bàn phím Ctrl + C và paste (dán) Ctrl + V để sao chép thông thường thì có rất nhiều cách copy trong Excel.
Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn các cách copy: bỏ qua các dòng ẩn, sao chép sheet, đặt công thức cho cả cột, copy công thức, giá trị, định dạng, link, hình ảnh và các kiểu copy nhanh trong Excel.
Mục Lục Bài Viết
1, Cách Copy Trong Excel Bỏ Qua Các Cột Và Dòng Ẩn
Cách sao chép dữ liệu đơn giản là chọn vùng dữ liệu cần copy, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép và Ctrl + V để dán dữ liệu vào vùng bảng tính mới.
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp (ví dụ: copy và paste trong khi đang ở chế độ Filter): Excel gặp lỗi sao chép cả các hàng/ cột bị ẩn.
Để paste bỏ qua dòng ẩn, ấn F5 >> Trong hộp thoại Go To chọn Special:
Hộp thoại Go to Special hiện ra: chọn Visible cells only. Sau đó thực hiện chọn vùng dữ liệu rồi Copy và Paste như bình thường bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + C và Ctrl + V.
2, Cách Copy Sheet Trong Excel Giữ Nguyên Định Dạng
Cách copy 1 sheet trong Excel sang file khác:
Chọn sheet bạn muốn sao chép, nhấn chuột phải vào tên sheet >> chọn Move or Copy.
Hộp thoại Move or Copy hiện ra, bạn chọn file đích ở mục To book >> chọn/ tick vào Create a copy >> ấn OK. Kết quả sheet đã được copy sang 1 file Excel khác và giữ nguyên định dạng.
3, Sử Dụng Paste Special Để Copy Trong Excel
Paste Special là tính năng giúp thực hiện các thao tác copy nhanh trong Excel và dán đặc biệt được ứng dụng rất nhiều trong copy dữ liệu, định dạng, công thức…
Trước khi đến với các cách copy trong Excel ở các mục dưới, hãy cùng hoctin.vn tìm hiểu cách mở hộp thoại Paste Special.
Thao tác copy được hiểu là hành động copy 1 vùng dữ liệu, tương đương tổ hợp phím Ctrl + C.
Thao tác dán được hiểu là hành động paste vùng dữ liệu đã thực hiện thao tác copy vào 1 ô/ vùng dữ liệu khác, ví dụ Ctrl + V.
Để sử dụng Paste Special, bạn cần thực hiện thao tác copy trước đó (Ctrl + C).
Có 3 cách mở hộp thoại Paste Special sau khi thực hiện thao tác copy:
Cách 1: Sử dụng con trỏ chuột: Ấn chuột phải ở khu vực bạn muốn dán dữ liệu, chọn Paste Special >> Paste Special:
Cách 2: Vào tab Home >> Paste >> Paste Special:
Cách 3: Sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V.
Hộp thoại Paste Special có dạng như hình ảnh dưới đây. Bạn chỉ cần lựa chọn kiểu dán phù hợp với yêu cầu của mình và ấn OK.
Như vậy, có 3 cách để mở hộp thoại Paste Special. Bạn hãy ghi nhớ chúng để thực hiện tiếp cho các cách copy trong Excel ở các mục sau.
4, Cách Copy Hàm Trong Excel
4.1, Cách Copy Công Thức Trong Excel
Cách 1: Ấn chuột phải ở khu vực bạn muốn dán dữ liệu, chọn Paste Special. Trong bảng Paste có rất nhiều tính năng tùy thuộc nhu cầu sao chép dữ liệu của bạn.
Để sao chép công thức, bạn chọn Formulas như hình dưới đây là bạn đã copy công thức thành công:
Cách 2: Mở hộp thoại Paste Special, chọn mục Formulas, ấn OK:
Kết quả sau khi thực hiện copy hàm trong Excel:
4.2, Cách Đặt Công Thức Cho Cả Cột Trong Excel
Trong nhiều trường hợp, khi thao tác với bảng dữ liệu, bạn cần đặt công thức cho cả cột trong Excel.
Bạn đặt công thức cho ô đầu tiên trong cột và cần copy cho các ô cùng cột.
Cách 1: Cách kéo công thức cho cả cột:
Chọn ô chứa công thức, di chuột đến góc ô ở vị trí dưới cùng phía bên phải ô, con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng.
Kéo con trỏ chuột xuống các ô bạn cần sao chép công thức.
Cách 2: Cách sử dụng phím tắt copy công thức cho cả cột:
Chọn ô chứa công thức
Giữ phím Shift và chọn tới vị trí ô cuối cùng trong cần copy công thức.
- Ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + D
5, Copy Trong Excel Giữ Nguyên Định Dạng
Cách copy định dạng trong Excel:
Tương tự như khi copy công thức, bạn cần sử dụng tính năng Paste Special.
Hình ảnh dưới đây minh họa cách copy định dạng trong Excel bằng cách sử dụng con trỏ chuột:
Hoặc bạn có thể mở hộp thoại Paste Special >> chọn Formats >> ấn OK:
Ví dụ dưới đây minh họa cho việc sử dụng hộp thoại Paste Special để dán định dạng của vùng cần copy vào ô khác:
Kết quả cột số ngày làm việc tại công ty được dán riêng phần định dạng:
6, Cách Copy Giữ Nguyên Giá Trị Trong Excel
Bạn thực hiện tính toán dữ liệu ở một bảng và muốn dán số chết vào bảng khác để báo cáo mà không muốn để để lại công thức? Hoặc công thức làm file tính nặng do chứa nhiều phép tính dẫn đến Excel bị đơ?
Bạn có thể sử dụng cách copy giá trị trong Excel để giải quyết các vấn đề trên.
Để chuyển công thức thành giá trị trong Excel hoặc copy giá trị trong Excel, bạn có thể sử dụng chuột phải để Paste Value như sau:
Hoặc sử dụng hộp thoại Paste Special như đã nêu ở các mục trên >> chọn Values.
Bạn cũng có thể dùng phím tắt paste value trong Excel: Ctrl + Alt + V >> V
Kết quả khi chỉ dán giá trị vào các ô khác mà không mang theo định dạng cũng như công thức:
7, Cách Paste Link Khi Copy Trong Excel:
Cách sử dụng chuột phải:
Hoặc sử dụng Hộp thoại Paste Special >> Paste Link:
Kết quả sau khi paste link:
8, Các Cách Dán Khác Khi Sử Dụng Paste Special Bằng Chuột Phải
8.1, Cách Copy Công Thức Và Định Dạng Số
Ví dụ khi bạn copy công thức có kết quả đang ở định dạng phần trăm % thì ô được dán cũng sẽ có công thức tương tự và cùng ở định dạng % thay vì là General như mặc định:
8.2, Cách Copy Giữ Nguyên Chiều Rộng Của Cột
8.3, Cách Copy Xóa Đường Viền
8.4, Cách Copy Chuyển Đổi Các Hàng Thành Các Cột Trong Excel
8.5, Cách Dán Dữ Liệu Thành Hình Ảnh Trong Excel
8.6, Cách Dán Dữ Liệu Thành Linked Picture Trong Excel
Cách dán dữ liệu thành ảnh trong Excel và ảnh này được linked đến dữ liệu gốc (khi bạn ấn đúp chuột vào ảnh, Excel sẽ đưa bạn đến khu vực dữ liệu gốc của ảnh):
Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích về các cách copy trong Excel.
Ngoài ra, để ứng dụng hiệu quả Excel, bạn cần phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel, hãy cùng đón đọc series bài viết ứng dụng các thủ thuật Excel:
Các Cách Làm Tròn Số Trong Excel
Cách Cố Định Cột, Vùng Dữ Liệu Và Cố Định Dòng Trong Excel
Cách Thêm Đầu Số Điện Thoại Việt Nam +84
Cách Thêm Số 0 Vào Số Điện Thoại Trong Excel