Khi sử dụng bảng tính Excel, người dùng mất thời gian trong việc thao tác di chuyển, chọn vùng dữ liệu vì các phím tắt kết hợp mũi tên di chuyển bị giới hạn khi gặp các ô, cột, dòng trống trong Excel.
Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách xóa dòng trống trong Excel và ứng dụng bộ lọc dữ liệu Filter để xóa toàn bộ dòng trống trong trang tính mà không phải chọn thủ công.
Mục Lục Bài Viết
1, Cách Xóa Dòng Trong Excel
Để xóa dòng thừa trong Excel, chọn 1 ô bất kỳ trong hàng đó >> bấm chuột phải >> chọn Delete >> chọn Entire Row và ấn OK.
Cách thứ 2, bạn có thể chọn ô, và sử dụng tổ hợp phím Ctrl – để mở hộp thoại Delete như trên.
Hoặc bạn có thể chọn ô, vào tab Home >> chọn Delete >> chọn Delete Sheet Rows để xóa 1 hoặc nhiều hàng trong Excel.
Cả 3 cách trên, ngoài sử dụng để xóa dòng trống, đều có thể áp dụng để xóa cột, xóa ô trong Excel.
Dù vậy, nhược điểm của chúng là tốn thời gian để xóa từng phạm vi, nếu các ô trống, cột và dòng trống/ dư thừa không liền mạch thì bạn sẽ phải thao tác rất nhiều lần mới có thể xóa hết những vùng trống đó.
Hoctin.vn đã có bài viết chi tiết về cách xóa ô và cách xóa ô trắng tự động chỉ bằng vài thao tác đơn giản mà không cần phải chọn từng ô trống một cách thủ công trên trang tính Excel:
Bạn có thể tham khảo phương pháp sử dụng tính năng Go To Special (Ctrl + G) được giới thiệu trong bài viết để áp dụng vào cách xóa dòng trắng trong Excel.
Tuy nhiên, cách ứng dụng bộ lọc Filter mà hoctin.vn giới thiệu với các bạn ở mục 2 dưới đây mới là cách hay nhất để xóa dòng trống trong Excel.
2, Cách Xóa Dòng Trống Trong Excel Với Filter
Như đã đề cập trong bài Cách Xóa Ô Trống Trong Excel Tự Động, để thực hiện xóa nhanh các ô trống cũng như dòng xen kẽ mà không làm xáo trộn các ô chứa dữ liệu, bạn cần nắm rõ cấu trúc và vị trí của các ô trống.
Với chức năng lọc dữ liệu Filter, bạn không cần phải quá lo lắng trong việc kiểm tra cấu trúc bảng biểu có hàng trăm, hàng nghìn đến trăm nghìn dòng.
Ở phần này, hoctin.vn sẽ giới thiệu 2 cách thường dùng với Filter để lọc ô trống trong Excel và xóa các dòng chứa chúng.
2.1, Cách Xóa Những Dòng Trống Trong Excel Khi Xác Định Được Cột Dữ Liệu Chính
Cách này hoạt động dựa trên việc xác định cột dữ liệu chính trong dữ liệu và lọc ô trống (blanks) trong cột đó để xóa các hàng trống tương ứng.
Cột chính này giúp quyết định các dòng trong bảng dữ liệu đó có trống hay không, có thể là cột “ID”, “Số thứ tự”, “Số hóa đơn”, “Ngày” …
Nếu ở các dòng không trống, dữ liệu được điền vào tất cả các cột thì cột bất kỳ đều có thể sử dụng làm cột xác định dòng trống.
Bước 1: Tạo Filter cho bảng dữ liệu.
Di chuyển đến ô đầu tiên của bảng dữ liệu, chọn toàn bộ bảng dữ liệu bằng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + End (hoặc Ctrl + Shift + Fn + End tùy vào cài đặt phím chức năng của máy tính).
Vào tab Data >> chọn Filter, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + L để tạo bộ lọc dữ liệu.
Chi tiết về Filter đã được giới thiệu trong bài viết: Cách Lọc Và Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel
Bước 2: Lọc ô trống trong cột chính.
Chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống ở góc bên phải ô tiêu đề, bỏ chọn Select All và chọn Blanks, ấn OK để hoàn thành việc lọc các ô trống.
Nếu đã từng sử dụng Filter để sắp xếp dữ liệu, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc tại sao không dùng tính năng Sort để sắp xếp các dòng trắng xuống dưới cùng bảng dữ liệu.
Sử dụng Sort trong trường hợp này có thể vô tình làm xáo trộn các dòng chứa dữ liệu, mà thứ tự dòng dữ liệu trong bảng biểu là vô cùng quan trọng.
Bước 3: Xóa các dòng trống trong Excel.
Để chọn toàn bộ các dòng trống vừa được lọc: chọn ô đầu tiên của dòng trống đầu tiên, sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + End.
Sau đó, thực hiện xóa dòng trống trong Excel bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl – hoặc bấm chuột phải >> chọn Delete Row.
Chọn OK khi được hỏi Delete entire sheet row?
Cuối cùng, bạn bỏ lọc Filter để hiển thị toàn bộ dữ liệu bằng cách bấm lần lượt các phím Alt A C hoặc chọn biểu tượng bộ lọc ở cột chính >> chọn Clear Filter.
Và đây là kết quả xóa dòng trống trong Excel:
2.2, Cách Xóa Nhiều Dòng Trong Excel Khi Không Xác Định Được Cột Dữ Liệu Chính
Trong trường hợp không thể xác định được cột dữ liệu chính để tìm ra các hàng trống, hãy tạo ra cột chính là cột Số ô chứa dữ liệu của dòng.
Cột Số ô chứa dữ liệu của dòng được tạo ra bằng cách sử dụng hàm COUNTA trong các phiên bản Excel từ 2010 trở về sau (hoặc hàm COUNTBLANK với phiên bản Excel 2007).
COUNTA là hàm đếm những ô có dữ liệu với cú pháp
=COUNTA (value1, value2, …) trong đó value là các ô dữ liệu cần đếm.
Còn hàm COUNTBLANK thì ngược lại, đếm các ô trống. Có thể sử dụng 2 hàm này chuyển đổi với nhau.
Để xóa dòng trống trong Excel khi không xác định được cột chính:
Bước 1: Tạo một cột mới và sử dụng hàm COUNTA tính số ô chứa dữ liệu ở mỗi dòng.
Từ đó, sử dụng cột này làm cơ sở xác định dòng trống (dòng trống sẽ có 0 ô chứa dữ liệu).
Sử dụng hàm COUNTA để đếm, như ví dụ dưới đây, bảng dữ liệu gồm các cột từ A đến G, nên ở dòng 3, công thức hàm tại cột này là =COUNTA(A3:G3)
Bước 2: Sử dụng bộ lọc Filter lọc các dòng có số ô chứa dữ liệu là 0.
Tương tự như đã hướng dẫn ở mục trước, chọn cả bảng dữ liệu bao gồm cả cột mới tạo, bấm Ctrl + Shift + L.
Di chuyển đến tiêu đề cột Số ô chứa dữ liệu, chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống bỏ chọn Select All và chọn 0 rồi ấn OK để lọc các dòng trống là các dòng có số ô chứa dữ liệu bằng 0.
Bước 3: Loại bỏ dòng trống trong Excel.
Tương tự, chọn các ô đã lọc được, bấm Ctrl – hoặc bấm chuột phải >> chọn Delete Row.
Sau khi bỏ lọc dữ liệu bằng cách Clear Filter, kết quả xóa dòng trống trong Excel như sau:
Như vậy, dù bảng dữ liệu của bạn có nhiều ô trống rải rác và xen kẽ ở nhiều hàng, cột khác nhau, bạn hoàn toàn có thể chỉ xóa những dòng không có 1 ô nào chứa dữ liệu bằng vài thao tác kết hợp hàm COUNTA và bộ lọc Filter.
Trên đây là các cách xóa ô trống trong Excel. Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích.
Cùng đón đọc series các bài viết ứng dụng thủ thuật Excel của hoctin.vn: