Bài viết giới thiệu cách xóa ô, dòng và cột bất kỳ; và cách xóa ô trống trong Excel một cách tự động với Go Special.
Mục Lục Bài Viết
1, Cách Xóa Ô, Dòng Và Cột Bất Kỳ Trong Excel
1.1, Cách Xóa Ô Trong Excel Bằng Chuột Phải
Nếu trang tính Excel của bạn có một số ít dòng, cột trống hoặc chứa thông tin thừa cần loại bỏ, bạn có thể chọn 1 ô tính bất ký trong hàng/ cột đó, bấm chuột phải >> chọn Delete >> trong hộp thoại Delete chọn mục tương ứng, lần lượt là:
Shift cells left: Xóa ô đang chọn và kéo dữ liệu sang trái
Shift cells up: Xóa ô đang chọn và dịch chuyển dữ liệu từ dưới lên trên
Entire row: Xóa toàn bộ dòng chứa ô đang chọn
Entire column: Xóa toàn bộ cột chứa ô đang chọn
Cuối cùng, bấm OK để hoàn thành.
Bạn cũng có thể mở hộp thoại Delete nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + – (Phím Ctrl và Phím Trừ).
1.2, Cách Xóa Ô Trong Excel Bằng Tính Năng Delete Trong Tab Home
Vào tab Home >> trong mục Cells chọn Delete >> bấm chọn các mục tương ứng để xóa ô, xóa dòng, cột và xóa trang trắng.
1.3, Cách Xóa Cột Và Xóa Dòng Trong Excel Bằng Phím Tắt
Cách sử dụng phím tắt giúp tiết kiệm thời gian thao tác cho bạn khi cần xóa dòng hoặc cột trong Excel.
Cách xóa cột trong Excel bằng phím tắt
Bước 1: Để chọn toàn bộ cột: di chuyển đến vị trí 1 ô bất kỳ trong cột, sử dụng phím tắt Ctrl + Space (dấu cách).
Để chọn nhiều cột liền kề nhau, di chuyển đến vị trí 1 ô bất kỳ nằm ở cột phía ngoài cùng bên trái hoặc bên phải, giữ phím Shift và phím mũi tên để chọn 1 dải ô thuộc các cột cần xóa, bấm Ctrl + Space để chọn các cột tương ứng các ô đó.
Bước 2: Để xóa cột đã chọn, bấm Ctrl + – (Phím Ctrl và Phím Trừ), các cột đã chọn sẽ bị xóa khỏi trang tính.
Cách xóa dòng trong Excel bằng phím tắt
Bước 1: Để chọn toàn bộ dòng: di chuyển đến vị trí 1 ô bất kỳ trong dòng, sử dụng phím tắt Shift + Space (dấu cách).
Để chọn nhiều dòng liền kề, áp dụng cách tương tự như cách chọn nhiều cột: giữ phím Shift và Mũi Tên di chuyển để chọn các ô nằm trong các dòng cần chọn, sau đó sử dụng tổ hợp chọn dòng Shift + Space.
Bước 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + – để xóa dòng đã chọn.
2, Cách Xóa Ô Trống Trong Excel Tự Động
Các cách xóa ô trong Excel được giới thiệu ở mục 1 có thể áp dụng với ô trắng lẫn ô có dữ liệu.
Với bảng tính có hàng trăm, hàng nghìn ô trống, dòng trống cần xóa không nằm liền kề nhau thì sử dụng các cách ở trên sẽ mất rất nhiều thời gian.
Sau đây hoctin.vn sẽ giới thiệu với các bạn các xóa toàn bộ ô trống trong Excel chỉ bằng vài thao tác đơn giản với tính năng Go Special.
Cách này thường sử dụng với bảng tính dữ liệu có các ô trống được sắp xếp xen kẽ, theo quy luật hàng/cột, người dùng nắm được vị trí tương quan của toàn bộ dữ liệu trong bảng và việc xóa ô trống không làm ảnh hưởng đến các ô có dữ liệu.
Hãy cùng hoctin.vn tìm hiểu 1 ví dụ cách xóa ô trong Excel bằng Go Special.
Dưới đây là dữ liệu bảng tính Excel có nhiều dòng và cột trống. Bạn cần xóa các dòng và cột này:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa các cột và dòng trống trong Excel:
Bước 2: Sử dụng phím tắt Ctrl + G để mở hộp thoại Go To >> Chọn Special.
Bước 3: Hộp thoại Go To Special hiện ra >> Chọn Blanks >> Ấn OK để hoàn thành việc lọc toàn bộ ô trống (blanks) từ vùng đã chọn.
Kết quả của bước 3 được thể hiện dưới đây: các ô trống được chọn một cách tự động nhờ tính năng Go To Special và các ô có chứa dữ liệu được bỏ chọn:
Bước 4: Thực hiện xóa các ô trống được chọn bằng cách bấm chuột phải >> chọn Delete.
Hộp thoại Delete hiện ra. Lúc này, bạn chỉ cần chọn chế độ xóa các ô này là Shift cells left hay Shift cells up.
Hoctin.vn chọn Shift cells left và hãy cùng xem kết quả ở hình ảnh dưới đây:
Bạn thấy đấy, sau khi chọn Shift cells left và ấn OK, các ô trống được chọn trước đó đã bị xóa, dữ liệu dịch chuyển từ phải sang trái.
Tuy nhiên các dòng trống vẫn còn ô trống, lúc này bạn cần lặp lại quá trình xóa ô và sử dụng Shift cells up để xóa các hàng trống này.
Hoctin.vn tiếp tục lặp lại thao tác xóa ô trống bằng Go To Special và chọn Shift cells up. Các ô ở các dòng trống còn lại đã bị xóa như ví dụ dưới đây:
Để sử dụng tính năng này, bạn cần nắm rõ quy luật dịch chuyển của các ô tính có chứa dữ liệu để đảm bảo các ô tính không bị sai lệch dòng/ cột so với các ô tính khác.
Lưu ý: Cách xóa ô tự động trong Excel tuy nhanh nhưng bạn không nên sử dụng nếu số ô trống ở các dòng/cột không bằng nhau vì việc xóa riêng các ô trống dễ khiến dữ liệu của bạn gặp tình trạng “râu ông nọ cắm cằm bà kia”!
Dưới đây là ví dụ thể hiện nếu chỉ có 1 sơ suất nhỏ, bạn có thể khiến dữ liệu sai lệch nếu không nắm rõ vị trí cấu trúc dữ liệu:
Dù số ô trống theo quy luật hàng và cột, nhưng vì không chọn đúng vùng dữ liệu mà áp dụng cho cả sheet, nên khi người dùng xóa ô trống và di chuyển các ô còn lại từ dưới lên trên (Shift cells up) thì dữ liệu bị sai lệch dòng:
Dù sao thì đây cũng là một cách giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian chỉnh sửa bảng biểu cho người dùng và rất dễ sử dụng.
Bạn nên sử dụng cách xóa ô trong Excel bằng Go To Special cho các bảng biểu đơn giản gồm vài cột và dòng hoặc bảng biểu mà bạn đã nắm rõ cấu trúc và vị trí các ô chứa dữ liệu.
Với bảng tính có hàng trăm đến hàng nghìn dòng trống xen kẽ, mời bạn tham khảo bài viết: Cách Xóa Dòng Trống Trong Excel.
Trên đây là các cách xóa ô trong Excel. Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích.
Cùng đón đọc series các bài viết ứng dụng thủ thuật Excel của hoctin.vn: