Với các bảng dữ liệu có nhiều dòng, việc đánh số thứ tự để quản lý danh sách là vô cùng cần thiết.
Có 2 dạng đánh số thứ tự chính trong Excel là đánh số liền mạch (1, 2, 3, 4, 5…) và không liền mạch (1, 3, 5, 7, 9…).
Trong bài viết này, hoctin.vn sẽ hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 365 cho cả 2 dạng đánh số thứ tự liền mạch và không liền mạch.
Mục Lục Bài Viết
1, Cách Đánh Số Thứ Tự Tự Động Trong Excel Bằng Cách Kéo Số Thứ Tự
Có lẽ đây là cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh nhất và hay được dùng nhất. Bản chất là cách dùng ngắn gọn của tính năng Fill Series trong Excel.
Cách đánh số thứ tự tự động trong Excel:
Để đánh số liền mạch, bạn nhập 1 và 2 vào hai vị trí đầu tiên của bảng, chọn cả hai ô rồi đặt con trỏ chuột ở góc dưới cùng bên phải cụm ô và tiến hành kéo chuột đến vị trí cuối cùng muốn đánh số thứ tự.
Kết quả sau khi áp dụng cách kéo số thứ tự trong Excel:
Với kiểu đánh số thứ tự không liên tục, ví dụ đánh số lẻ (1, 3, 5, 7, 9…) cách điền số thứ tự trong Excel vẫn tương tự, bạn nhập 2 giá trị đầu tiên:
Và kéo số thứ tự trong Excel:
Vận dụng cách làm này, bạn có thể dùng làm cách nhập ngày tháng nhanh trong Excel.
Với ngày tháng, bạn chỉ cần nhập ngày đầu tiên và kéo chuột, cột sẽ hiển thị ngày tăng dần trong Excel.
Hướng dẫn cách kéo ngày tăng dần trong Excel:
Với ngày tháng được xếp thứ tự không liền mạch nhưng có quy luật, ví dụ các ngày đầu tháng, bạn chỉ cần nhập ngày đầu của 2 tháng đầu tiên và thực hiện kéo chuột như hướng dẫn kéo số thứ tự trong Excel.
2, Cách Điền Số Thứ Tự Tự Động Bằng Phím Ctrl
Đây cũng là 1 cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel.
Thao tác tương tự cách đánh số ở mục 1, tuy nhiên cách này chỉ áp dụng cho số thứ tự liền mạch.
Nhập số 1 vào ô đầu tiên và thực hiện kéo chuột cùng lúc ấn phím Ctrl:
Cách đánh stt trong Excel:
Nếu chuột của bạn có vấn đề làm bạn kéo số thứ tự trong Excel không được hoặc gặp lỗi đánh số thứ tự thì hãy chuyển sang mục 3 để sử dụng công thức đánh số thứ tự đơn giản trong Excel.
3, Công Thức Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Đơn Giản Bằng Phép Cộng
Cách đánh số trong Excel vô cùng đơn giản mà chắc rằng bạn đã từng thử ít nhất 1 lần đó là đặt công thức ô sau bằng ô trước đó + 1 (hoặc cộng một số nguyên khác nếu kiểu đánh số là không liên tục), rồi copy cho cả cột:
4, Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Khi Lọc Dữ Liệu
Cho bảng số thứ tự đã được đánh số từ 1 đến 14. Bảng này được lọc bằng chức năng Filter. Khi thực hiện lọc 1 cột bất kỳ trong 3 cột: Khu vực, Sản phẩm, Số lượng, các giá trị được lọc hiển thị với stt không đổi:
Ví dụ khi lọc Miền Bắc ở cột Khu Vực:
Câu hỏi đặt ra là: làm cách nào để số thứ tự của các giá trị được lọc hiển thị theo thứ tự xuất hiện trên màn hình?
Hoctin.vn sử dụng hàm đếm số thứ tự trong Excel tùy chỉnh khi Filter là hàm SUBTOTAL với function_num bằng 3, cú pháp hàm: =SUBTOTAL(3, ref1, ref2…)
Như ví dụ dưới đây, số thứ tự các dòng lần lượt paste công thức:
=SUBTOTAL(3,$B$3:B3)
=SUBTOTAL(3,$B$3:B4)
=SUBTOTAL(3,$B$3:B5)
…
Điểm cuối của vùng dữ liệu không được cố định để khi copy công thức các điểm này chạy tương ứng nhằm đếm số ô có dữ liệu đang hiển thị trên màn hình.
Kết quả đánh số trong Excel:
5, Cách Đánh Số Thứ Tự Có Điều Kiện Trong Excel
Với bảng dữ liệu không liên tục và có các dòng trống thì cách tạo số thứ tự trong Excel như thế nào?
Hàm COUNTA là câu trả lời đơn giản nhất cho trường hợp này. COUNTA là hàm đếm những ô có dữ liệu với cú pháp =COUNTA (value1, value2, …) trong đó value là các ô dữ liệu cần đếm.
Hoctin.vn đã sử dụng hàm COUNTA kết hợp hàm IF đếm các ô khác rỗng để điền số thứ tự trong Excel tương ứng các ô chứa họ và tên.
Tương tự logic khi thực hiện đếm số thứ tự ở mục 4, vùng $B$4:B7 chỉ cố định điểm đầu B4, còn điểm cuối B7 không cố định để chạy cùng công thức khi copy các dòng sau đó.
Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích về cách đánh số thứ tự trong Excel.
Ngoài ra, để ứng dụng hiệu quả Excel, bạn cần phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel, hãy cùng đón đọc series bài viết về thủ thuật Excel: