Hướng dẫn cách gộp ô trong excel không làm mất dữ liệu

Hướng Dẫn Cách Gộp Ô Trong Excel

Khi sử dụng bảng dữ liệu, nhiều trường hợp bạn cần trộn ô/ hợp nhất ô trong Excel để nhóm các nhóm đối tượng hoặc để hiển thị hết dữ liệu trong ô.

 

Trong bài viết này, hoctin.vn sẽ hướng dẫn các bạn các cách gộp ô trong Excel 2019, 2016 2013, 2010 và các phiên bản trước đó.

Mục Lục Bài Viết

1, Cách Sử Dụng Tính Năng Merge Để Gộp Ô Trong Excel

Lưu ý quan trọng: gộp ô trong Excel bằng Merge Cells chỉ nên sử dụng ở những dòng tiêu đề vì nếu các ô cần gộp đều chứa dữ liệu thì chỉ có ô đầu tiên bên trái được giữ lại dữ liệu và các ô còn lại sẽ bị xóa toàn bộ thông tin.

 

Nếu không cẩn thận khi sử dụng merge cells để gộp ô trong Excel, bạn có thể sẽ phải đau khổ vì mất đi dữ liệu và mất thời gian khôi phục chúng!

1.1, Ví Dụ Gộp Ô Trong Excel

Như đã nói ở trên, bạn chỉ nên gộp ô với các dòng tiêu đề.

Dưới đây là bảng chấm công, có các dòng tiêu đề chưa được gộp:

Ví Dụ Gộp Ô Trong Excel Hợp Nhất Dòng Tiêu Đề

Kết quả sau khi gộp ô trong Excel, bảng chấm công trở nên dễ nhìn và gọn gàng hơn hẳn:

Kết quả sau khi gộp ô trong Excel, bảng chấm công trở nên dễ nhìn và gọn gàng hơn hẳn

1.2, Cách Gộp Ô Trong Excel

Để gộp ô, bạn cần sử dụng Merge Cells. Có 3 loại: Merge & Center, Merge Across, Merge Cells (Gộp và căn giữa/ Gộp các ô cùng hàng/ Gộp ô)

  • Bước 1: Chọn các ô cần ghép

  • Bước 2: Trên thanh Ribbon, vào Home >> Merge & Center.

Trên thanh Ribbon, vào Home >> Merge & Center Để gộp ô trong excel
  • Bước 3: các chức năng gộp ô tương ứng 3 kiểu gộp ô hiện ra. Bạn chọn 1 kiểu theo yêu cầu của mình. Để tìm hiểu ví dụ phân biệt từng loại, vui lòng đọc mục 1.4, 1.5 và 1.6

Cách Gộp Ô Trong Excel Merge & Center, Merge Across, Merge Cells

Khi chọn 1 trong 3 loại gộp ô, nếu các ô có chứa dữ liệu, Excel sẽ hỏi bạn có muốn gộp nếu như việc trộn các ô chỉ giữ lại dữ liệu cho ô đầu tiên bên trái:

Khi chọn 1 trong 3 loại gộp ô trong Excel, nếu các ô có chứa dữ liệu, Excel sẽ hỏi bạn có muốn gộp nếu như việc trộn các ô chỉ giữ lại dữ liệu cho ô đầu tiên bên trái

1.3, Phím Tắt Gộp Ô Trong Excel

Phím tắt merge: Để mở bảng Merge, bấm lần lượt các phím Alt >> H (Home) >> M (Merge & Center).


Sau khi bấm lần lượt các phím Alt >> H >> M, bảng Merge hiện ra để bạn lựa chọn gộp nhiều ô thành 1 ô trong Excel:

Phím tắt merge Phím Tắt Gộp Ô Trong Excel

Bạn chọn tiếp các chữ cái để chọn chức năng tương ứng.

Như vậy, các phím tắt gộp ô như sau:

  • C để gộp và căn lề chính giữa cho các ô (Merge & Center)

  • A để gộp các ô theo từng hàng riêng biệt (Merge Across)

  • M để gộp ô mà không căn lề chính giữa (Merge Cells)

1.4, Ví Dụ Merge & Center Gộp Ô Trong Excel Và Căn Lề Chính Giữa

Ví Dụ Merge & Center Gộp Ô Trong Excel Và Căn Lề Chính Giữa

Kết quả sử dụng Merge & Center: có thể thấy chỉ còn ô B4 được giữa lại cụm văn bản “Cách Merge & Center” còn các ô khác đều bị xóa dữ liệu, phần chữ được căn lề chính giữa ô sau khi đã gộp.

Kết quả Ví Dụ Merge & Center Gộp Ô Trong Excel Và Căn Lề Chính Giữa

1.5, Ví Dụ Merge Across Chỉ Gộp Các Ô Trong Cùng 1 Hàng

Ví Dụ Merge Across Chỉ Gộp Các Ô Trong Cùng 1 Hàng

Kết quả sử dụng Merge Across: không giống các loại gộp ô khác, dù hoctin.vn đã chọn các ô ở cả 3 dòng 4, 5, 6 thì Merge Across cũng không gộp các dòng này làm 1 dòng mà chỉ gộp từng dòng.

Cụm văn bản ở cả 3 ô B4 B5 B6 đều còn vì không bị merge 3 dòng làm 1:

Kết quả Ví Dụ Merge Across Chỉ Gộp Các Ô Trong Cùng 1 Hàng

1.6, Ví Dụ Merge Cells Gộp Ô Trong Excel Và Không Căn Lề

Ví Dụ Merge Cells Gộp Ô Trong Excel Và Không Căn Lề

Kết quả sử dụng Merge Cells: tương tự Merge & Center, tuy nhiên sau khi gộp, văn bản còn lại trong ô “Cách Merge Cells” không được căn lề chính giữa mà ở dạng mặc định của ô:

Kết quả Ví Dụ Merge Cells Gộp Ô Trong Excel Và Không Căn Lề

Qua các ví dụ trên, bây giờ các bạn có thể dễ dàng phân biệt các kiểu gộp ô trong Excel bằng Merge như hình dưới đây:

phân biệt các kiểu gộp ô trong Excel bằng Merge

2, Sử Dụng Hàm Nối Chuỗi Để Gộp Ô Trong Excel - Hàm CONCATENATE (Không Làm Mất Dữ Liệu)

2.1, Công Thức Ghép Dữ Liệu 2 Cột Thành 1 Cột Trong Excel

Để giải quyết nhược điểm không thể dồn cột hoặc gộp dữ liệu 2 cột trở lên trong Excel mà không làm mất dữ liệu khi sử dụng Merge, bạn cần sử dụng các hàm nối chuỗi:

 

Hàm CONCATENATE có cú pháp:

= CONCATENATE (text1, [text2], …)

 

Ngoài ra, bạn có thể nối 2 ô trong Excel bằng cách sử dụng dấu nối & giữa 2 ô. Có thể dùng nhiều dấu & để nối nhiều ô trong Excel.

 

Tương tự cách hoctin.vn đã dùng để gộp cột trong Excel, bạn có thể dùng 2 hàm trên để gộp dòng trong Excel.

Công Thức Ghép Dữ Liệu 2 Cột Thành 1 Cột Trong Excel

Ứng dụng trong thực tế, khi dữ liệu được nhập là 2 cột họ và tên riêng biệt, bạn có thể dùng cách trên để ghép tên, gộp 2 cột họ và tên trong Excel làm 1 cột mà không làm mất dữ liệu như sử dụng chức năng Merge.

2.2, Công Thức Hợp Nhất Ô Trong Excel Và Xuống Dòng Tại Vị Trí Chỉ Định

Một số trường hợp bạn cần gộp 2 hay nhiều ô vào 1 ô duy nhất trong Excel nhưng muốn tách ô trong Excel để dữ liệu ở mỗi ô cũ nằm trong 1 hàng thì áp dụng thêm hàm CHAR.

 

Hàm CHAR trả về ký tự mà số đã xác định trong bộ mã ký tự theo hệ điều hành (ANSI đối với Windows và Macintosh đối với MacOS).

 

Lệnh xuống dòng trong Excel: CHAR(10) trả về ký tự “xuống dòng” (line feed).

 

Ưu điểm của việc sử dụng hàm CHAR là không phụ thuộc vào độ rộng của cột, ô tính sẽ luôn ngắt dòng ở vị trí đặt hàm CHAR.

 

Ví dụ cách ghép 2 ô và cách tách dữ liệu trong Excel: cần nối dữ liệu 2 cột trong Excel – cột A và B nhưng phải chia mỗi 1 ô được ghép thành 2 dòng bằng cách xuống dòng.

 

Để ghép ô A5 và B5 và ngăn cách bởi ký tự xuống dòng trong Excel, sử dụng cú pháp =A5 & CHAR(10) & B5, sau đó chọn chức năng Wrap text trong Excel, kết quả như sau:

Sử Dụng Hàm Nối Chuỗi Để Gộp Ô Trong Excel - Hàm CONCATENATE

3, Sử Dụng Tính Năng Justify Để Gộp Hàng Trong Excel (Gộp Các Ô Trong 1 Cột Không Làm Mất Dữ Liệu)

Một cách gộp ô trong Excel không mất dữ liệu khác là sử dụng Justify.

 

Bước 1: Chọn tất cả các ô bạn muốn gộp.

Sử Dụng Tính Năng Justify Để Gộp Hàng Trong Excel

Bước 2: Điều chỉnh độ rộng của cột đảm bảo khi gộp tất cả các ô thì cột đủ độ rộng để hiển thị (nếu không khi dùng Justify phần dữ liệu không đủ hiển thị sẽ bị ngắt xuống các ô bên dưới ô đầu tiên)

 

Bước 3: Vào tab Home >> phần Editing >> chọn Fill >> Justify.

 

Thông tin của tất cả các ô sẽ được chuyển toàn bộ vào ô trên cùng. Nếu cột không đủ độ rộng thì sẽ ngắt dữ liệu xuống các dòng dưới.

Sử Dụng Tính Năng Justify Để Gộp Hàng Trong Excel Gộp Ô Trong Excel Áp Dụng Với Dữ Liệu Trong 1 Cột

Như hình minh họa dưới đây, độ rộng của cột chưa được thay đổi so với ban đầu nên ô đầu tiên không đủ để chứa toàn bộ thông tin dẫn đến dữ liệu bị tách xuống ô bên dưới:

Kết quả sử dụng Justify gộp ô trong Excel

Lúc này, bạn chỉ cần kéo giãn cột và thực hiện lại thao tác Fill Justify.

 

Kết quả cách gộp dữ liệu 2 dòng ở trên để nhập 2 hàng thành 1 trong Excel:

Kết quả cách gộp dữ liệu 2 dòng ở trên để nhập 2 hàng thành 1 trong Excel bằng Justify không làm mất dữ liệu của cột

4, Tách Dữ Liệu Trong Excel

Sau khi đã hợp nhất các ô, nếu bạn lại muốn tách chúng ra, cách nhanh nhất là sử dụng phím tắt Ctrl + Z hoặc chọn Undo trên thanh Quick Access. Cách này chỉ dùng được khi bạn muốn tách ô trong Excel ngay sau khi bạn vừa gộp chúng.


Nếu không, bạn có thể chọn Unmerge Cells trong phần Merge & Center hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Alt >> H >> M >> U:

Tách Dữ Liệu Trong Excel Sau Khi Hợp Nhất Các Ô Bằng Merge

Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích về các cách gộp ô trong Excel.

 

Ngoài ra, để ứng dụng hiệu quả Excel, bạn cần phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel, hãy cùng đón đọc series bài viết ứng dụng các thủ thuật và các hàm Excel:

Các Cách Xuống Dòng Trong Excel

 

Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel

 

1 thought on “Hướng Dẫn Cách Gộp Ô Trong Excel”

Leave a Comment