Cách sử dụng hàm if trong excel và ví dụ cụ thể

Cách Sử Dụng Hàm IF Trong Excel Và Ví Dụ Cụ Thể

Hàm IF là một trong 10 hàm Excel được dùng nhiều nhất. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn cách sử dụng hàm IF để thực hiện so sánh lô-gic và trả về kết quả bạn mong muốn.

 

Hàm IF trong Excel giúp bạn kiểm tra xem một điều kiện có được đáp ứng hay không. Nếu có, biểu thức logic là TRUE, hàm sẽ trả về một giá trị / tham chiếu đã chỉ định và nếu không (FALSE) thì nó sẽ trả về một giá trị / tham chiếu được chỉ định khác.

Mục Lục Bài Viết

1, Cú Pháp Hàm IF Trong Excel

Câu lệnh hàm IF trong Excel:

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó:

  • logical_test: điều kiện mà bạn muốn kiểm tra.
    Nó có thể là một biểu thức logic trả về kết quả đánh giá đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE) hoặc là tham chiếu một ô hay kết quả của một số công thức khác.
  • [value_if_true]: là giá trị được trả về khi logic_test được thỏa mãn (TRUE).
    Nếu không điền Value_if_true hàm IF sẽ mặc định trả về 0 nếu logical_test đúng và FALSE nếu sai.
  • [value_if_false]: giá trị được trả về khi logic_test không được thỏa mãn (FALSE). Không bắt buộc phải điền trong công thức.
    Nếu câu điều kiện logical_test đúng, kết quả hàm trả về Value_if_true, nếu sai mặc định trả về FALSE.

Value_if_true và value_if_false nếu là văn bản thì luôn phải đặt trong dấu ngoặc kép [ “ ].

2, Lưu Ý Với Đối Số Của Hàm IF Trong Excel

2.1, Có Thể Thay Đổi Biểu Thức Logic Và Đồng Thời Đổi Vị Trí Value_if_true Và Value_if_False

Với các câu lệnh điều kiện so sánh, có thể thay đổi chiều của biểu thức logic đồng thời đổi vị trí value_if_true và value_if_false.

 

Ví dụ: xét tổng điểm của thí sinh: từ 21 điểm trở lên là đạt, dưới 21 điểm là không đạt, công thức tại ô A6 và A7 có thể là:

= IF(B2>=21,”Đạt”,”Không Đạt”)

= IF(B2<21,”Không Đạt”,”Đạt”)

 

Cả hai công thức excel này điều trả về kết quả Đạt:

Với các câu lệnh điều kiện so sánh của hàm IF trong excel, có thể thay đổi chiều của biểu thức logic đồng thời đổi vị trí value_if_true và value_if_false

Như ví dụ ở trên, chúng ta thấy rằng Value_if_true và Value_if_false của hàm IF đang được xác định là văn bản và đặt trong dấu ngoặc kép.

 

Nếu bạn muốn giá trị trả về của hàm IF trong Excel là TRUE hoặc FALSE thì có thể viết hàm như sau:

= IF(B2>=21,TRUE,FALSE)

= IF(B2<21,FALSE,TRUE) – Trường hợp đảo biểu thức logic này trông công thức hàm gây xoắn não một chút, nhưng không sao, khi nhìn ví dụ trực tiếp thì kết quả hàm như sau:

Đối Số Của Hàm IF Trong Excel Có Thể Thay Đổi Biểu Thức Logic Và Giá Trị Đối Số

2.2, Trường Hợp Đối Số Của Hàm IF Trong Excel Dạng Mảng

Nếu bất kỳ đối số nào cho IF được cung cấp dưới dạng mảng, hàm IF sẽ đánh giá mọi phần tử của mảng. Lưu ý với công thức mảng, bạn cần ấn tổ hợp phím Ctrl+ Shift+ Enter để công thức hoạt động.

 

Ví dụ công thức tính tổng có điều kiện một mảng với hàm IF trong Excel:

 

Tính tổng một mảng mà trong mảng đó: nếu mỗi phần tử trong mảng nhỏ hơn hoặc bằng 2 thì phần tử đó được gán giá trị bằng 0, nếu phần tử đó lớn hơn 2 thì được gán giá trị bằng 1.

=SUM(IF(A3:A9<=2,0,1))

bất kỳ đối số nào cho hàm IF trong excel được cung cấp dưới dạng mảng, hàm IF sẽ đánh giá mọi phần tử của mảng

3, Quy Tắc Cơ Bản Khi Sử Dụng Hàm If Trong Excel

3.1, Sử Dụng Các Toán Tử So Sánh

Với các toán tử trong bảng dưới đây, bạn có thể so sánh hai giá trị hoặc đặt hàm so sánh giá trị trong Excel.

Khi hai giá trị được so sánh bằng cách sử dụng các toán tử này, kết quả là một giá trị logic TRUE hoặc FALSE.

Toán tử so sánh

Mô tả

Biểu thức logic

=

Dấu bằng

A1=B1

>

Dấu lớn hơn

A1>B1

<

Dấu nhỏ hơn

A1<B1

>=

Dấu lớn hơn hoặc bằng

A1>=B1

<=

Dấu nhỏ hơn hoặc bằng

A1<=B1

<>

Khác

A1<>B1

3.2, Biểu Thức Logic Của Hàm IF Trong Excel Không Phân Biệt Chữ Hoa Hay Chữ Thường

Giống như phần lớn các chức năng và hàm khác của Excel, các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được chữ hoa hay chữ thường trong công thức hàm IF.

 

Như ví dụ đưới đây: Trạng thái nghiệm thu xong tại cột C, khi sử dụng hàm IF tại cột D để kiểm tra trạng thái có đúng là “Nghiệm thu xong” hay chưa, hàm IF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường:

Biểu Thức Logic Của Hàm IF Trong Excel Không Phân Biệt Chữ Hoa Hay Chữ Thường

Trường hợp người dùng muốn phân biệt kiểu chữ hoa hay thường, phải dùng hàm IF kết hợp hàm EXACT như sau:

Biểu Thức Logic Của Hàm IF Trong Excel Không Phân Biệt Chữ Hoa Hay Chữ Thường Sử dụng hàm Exact để phân biệt chính xác

3.3, Hàm IF Không Thể Phân Biệt Được Ngày Tháng Và Diễn Giải Nó Như Một Chuỗi Ký Tự

Hàm IF trong Excel không coi ngày tháng như một chuỗi ký tự nên bạn không thể diễn tả một biểu thức logic so sánh ngày tháng đơn giản như >”15/07/2002” hay =15/07/2002.

 

Để thực hiện được biểu thức logic so sánh ngày tháng như trên, bạn có thể sử dụng hàm DATEVALUE chuyển đổi ngày được lưu trữ ở dạng văn bản sang dạng số chuyển đổi mà Excel công nhận là ngày tháng. Ví dụ, công thức =DATEVALUE(“15/7/2002”) trả về 37452, số chuyển đổi của ngày 15/07/2002.

 

Ví dụ dưới đây sử dụng hàm IF kết hợp hàm DATEVALUE để tìm ra máy móc được mua mới trong năm 2020:

=IF(C7>=DATEVALUE(“01/01/2020″),”Yes”,”No”)

 

 

Nếu ngày tháng ở ô C7 lớn hơn hoặc bằng 01/01/2020 (Đã được chuyển đổi sang định dạng hàm Excel có thể diễn giải được bằng hàm DATEVALUE) thì trả về “Yes”, nếu không thì “No”:

Hàm if trong excel kết hợp datevalue để so sánh ngày tháng

4, Một Số Cách Sử Dụng Hàm IF Trong Excel

4.1, Cách Dùng Hàm IF Trong Excel Để Kiểm Tra Điều Kiện Số Đơn Giản

Hình minh họa dưới đây thể hiện kết quả của việc so sánh khác 0 và so sánh lớn hơn hoặc bằng 100.000.000 VNĐ.

Cách Dùng Hàm IF Trong Excel Để Kiểm Tra Điều Kiện Số Đơn Giản

4.2, Sử Dụng Hàm IF Lồng Nhau Để Kiểm Tra Nhiều Điều Kiện

Có thể sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau để kiểm tra nhiều điều kiện.

 

Trong ví dụ dưới đây, hoctin.vn kiểm tra ba điều kiện để đưa ra xếp loại của học sinh dựa trên điểm tổng kết môn:

=IF(B3<4.5,”Học lại”,IF(B3<7,”Trung bình”,IF(B3<8,”Khá”,”Giỏi”)))

  • Điều kiện đầu tiên kiểm tra xem có điểm nào nhỏ hơn 4.5, nếu có, trả về “Học lại”.
  • Trong trường hợp điều kiện đầu tiên là FALSE, có nghĩa là học sinh đạt điểm trên hoặc bằng 4.5, một mệnh đề hàm IF khác sẽ kiểm tra một điều kiện khác.
    Nó kiểm tra xem các điểm có nhỏ hơn 7. Nếu điều này là đúng, nó sẽ trả về “Trung bình”, vì kết hợp với điều kiện một thì điểm của học sinh này đang lớn hơn hoặc bằng 4.5 và nhỏ hơn 7.
  • Tương tự với điều kiện thứ 3, nếu điều kiện 2 sai thì điểm đang lớn hơn hoặc bằng 7.
    Hàm IF thứ 3 kiểm tra nếu điểm nhỏ hơn 8. Nếu điều này đúng, hàm IF sẽ trả về “Khá” vì điểm của học sinh này lớn hơn hoặc bằng 7 và nhỏ hơn 8; nếu không sẽ trả về “Giỏi”.
Sử Dụng Hàm IF Lồng Nhau Để Kiểm Tra Nhiều Điều Kiện

Dù Excel cho phép bạn lồng đến 64 hàm IF khác nhau thì bạn cũng không nên làm như vậy. Vì viết hàm phức tạp và dễ nhầm lẫn.

Để không phải dùng hàm IF lồng nhau trong Excel, bạn có thể thay bằng cách sử dụng VLOOKUP hoặc thay thế nhiều câu lệnh IF lồng nhau bằng hàm IFS.

4.3, Tính Toán Có Điều Kiện Bằng Hàm IF Trong Excel

Người dùng có thể cho hàm IF hiển thị một biểu thức, phép toán.

 

Ví dụ: =IF(B3<100,B3*C3,B3*D3)

 

Công thức so sánh giá trị số sản phẩm ở ô B3 với 100, và nếu B3 lớn hơn 100 thì kết quả tổng tiền sẽ là việc nhân số sản phẩm trong ô B3 với giá sỉ ở D3, nếu không sẽ nhân B3 với giá lẻ ở C3.

Tính Toán Có Điều Kiện Bằng Hàm IF Trong Excel

4.4, Kết Hợp Các Hàm Logic (AND / OR) Với Hàm IF

Sử dụng hàm IF kết hợp với hàm AND và hàm OR trong Excel để xét nhiều điều kiện khác nhau:

Như ví dụ dưới đây:

  • Hàm AND trả về TRUE nếu cả hai điểm lớn hơn hoặc bằng 7, nếu không, nó sẽ trả về FALSE. Nếu TRUE, hàm IF trả về “Pass”, nếu FALSE, hàm IF trả về “Fail”.
  • Hàm OR trả về TRUE nếu ít nhất một điểm lớn hơn 8.5, nếu không, nó sẽ trả về FALSE. Nếu TRUE, hàm IF trả về “Điểm cao”, nếu FALSE, hàm IF trả về “No”.
Sử dụng hàm IF trong Excel kết hợp với hàm AND và hàm OR để xét nhiều điều kiện khác nhau

4.5, Chuyển Đổi Các Lỗi Thành 0 Bằng Hàm IFERROR/ IFNA

Hoctin.vn đã có bài viết về sử dụng hàm IF kết hợp VLOOKUP trong Excel, trong đó có hướng dẫn kết hợp hàm IF/IFERROR/IFNA và VLOOKUP để tránh lỗi N/A khi sử dụng hàm VLOOKUP.

 

Ngoài ra, có thể kết hợp hàm IF với các biểu thức có lỗi bất kỳ như sau:

 

Ví dụ dưới đây tính tỷ lệ biến động của doanh thu 2 năm liên tiếp của các cửa hàng khu vực, khu vực 2 mới mở năm N+1, không có doanh thu năm đầu nên biến động là phép chia cho 0, gặp lỗi #DIV/0! như sau:

Chuyển Đổi Các Lỗi #DIV/0 Thành 0 Bằng Hàm IFERROR

Có thể sử dụng hàm IFERROR để sửa lỗi trên: nếu có lỗi thì trả về “No PY” (Không có doanh thu năm trước): =IFERROR(Value,value_if_error)

Chuyển Đổi Các Lỗi Thành 0 Bằng Hàm IFERROR/ IFNA

4.6, Sử Dụng Hàm IF Trong Excel Để Kiểm Tra Một Ô Có Trống Hay Không Với ISBLANK

Để công thức Excel chỉ thực hiện khi ô không trống, có thể sử dụng công thức dựa trên hàm IF:

=IF(B5<>””,”Lắp xong”,””)

Biểu thức B5<>”” là công thức logic: Nếu ô B5 không trống (rỗng), khi đó hàm IF trả về “Lắp xong” nếu không sẽ không trả về giá trị nào (Trả về một ô trống) như ví dụ dưới đây:

 

Sử Dụng Hàm IF Trong Excel Để Kiểm Tra Một Ô Có Trống Hay Không

Ngoài ra, bạn có thể thay thế biểu thức logic B5<>”” bằng hàm ISBLANK có cú pháp =ISBLANK(value) như sau:

Sử Dụng Hàm IF Trong Excel Để Kiểm Tra Một Ô Có Trống Hay Không Với ISBLANK

Trên đây là những bài tập excel cơ bản về hàm IF trong Excel cũng như ứng dụng hàm này trong thực tế. Cùng đón đọc cách sử dụng hàm IF nâng cao trong series bài viết của hoctin.vn.

 

Chúc các áp dụng thành công và vận dụng tốt trong công việc và học tập.

 

Ngoài ra, để ứng dụng hiệu quả Excel, bạn cần phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel, hãy cùng đón đọc series bài viết ứng dụng các hàm excel:

 

Hàm SUMIF

Hàm COUNTIF