Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ hữu ích giúp người dùng tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính một cách nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt, với khả năng tra cứu thông tin dựa trên giá trị cụ thể, hàm này thường được sử dụng trong các công việc liên quan đến quản lý dữ liệu, lập báo cáo và phân tích. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả hàm VLOOKUP, bạn cần nắm vững công thức cũng như cách áp dụng trong từng trường hợp cụ thể. Trong bài viết dưới đây, HỌC TIN sẽ hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP từ cơ bản đến nâng cao, kèm theo các ví dụ minh họa chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng vào công việc hàng ngày.
Hàm VLOOKUP trong Excel là gì?
Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ dùng để dò tìm dữ liệu trong bảng hoặc phạm vi theo chiều dọc (Vertical). Cụ thể, nó giúp bạn tra cứu giá trị ở cột đầu tiên của một phạm vi và trả về dữ liệu tương ứng từ các cột khác trong cùng một hàng. Hàm này rất hữu ích trong việc xử lý dữ liệu lớn, thường được áp dụng để tìm kiếm thông tin như tên sản phẩm, giá cả, số lượng dựa trên mã sản phẩm hoặc mã vạch,…
Trong trường hợp cần tra cứu dữ liệu theo hàng ngang (Horizontal), bạn có thể sử dụng hàm HLOOKUP. Điểm khác biệt chính giữa hai hàm này nằm ở cách thức tra cứu: VLOOKUP là theo hàng dọc, còn HLOOKUP là theo hàng ngang. Tên của chúng cũng phản ánh rõ chức năng này, với “V” là viết tắt của “Vertical” và “H” là viết tắt của “Horizontal.” Việc hiểu rõ cách hoạt động của hàm VLOOKUP trong Excel sẽ giúp bạn tối ưu hóa việc xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm AVERAGE Trong Excel Tính Giá Trị Trung Bình
Công thức hàm VLOOKUP trong Excel
Cú pháp của hàm VLOOKUP trong Excel như sau: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)
Trong đó:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm, có thể là một giá trị cố định hoặc tham chiếu đến một ô trong bảng tính.
- Table_array: Vùng dữ liệu chứa thông tin cần tra cứu, thường được cố định bằng ký hiệu $ để không bị thay đổi khi sao chép công thức.
- Col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị trả về, tính từ trái sang phải trong Table_array.
- Range_lookup: Loại tìm kiếm, có thể là:
- TRUE (hoặc 1): Tìm kiếm tương đối, trả về kết quả gần đúng.
- FALSE (hoặc 0): Tìm kiếm chính xác, yêu cầu giá trị tra cứu phải khớp hoàn toàn.
Lưu ý: Để tránh lỗi khi sao chép công thức sang các ô khác, bạn nên sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho Table_array bằng cách thêm dấu $ trước các địa chỉ ô (ví dụ: $H$6:$J$13) hoặc nhấn F4 sau khi chọn bảng.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm RANK Trong Excel Để Xếp Hạng Dữ Liệu
Cách sử dụng hàm VLOOKUP kèm ví dụ minh họa cụ thể
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, chúng ta sẽ cùng đi qua một số ví dụ minh họa cụ thể. Những ví dụ này không chỉ giúp bạn nắm vững công thức, mà còn cho thấy cách áp dụng hàm VLOOKUP vào các tình huống thực tế trong công việc hàng ngày. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách sử dụng hàm này qua các trường hợp phổ biến dưới đây.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP tìm kiếm tuyệt đối
Khi bạn cần dò tìm dữ liệu chính xác trong một bảng để trả về kết quả tương ứng, hàm VLOOKUP trong Excel sẽ là công cụ hữu ích. Một trong những trường hợp phổ biến là tính phụ cấp cho nhân viên theo chức vụ. Dưới đây là một ví dụ minh họa cách sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm chính xác mức phụ cấp của nhân viên dựa trên chức vụ của họ:
Giả sử, do ảnh hưởng của dịch Covid-19, công ty quyết định cấp phụ cấp cho nhân viên dựa trên chức vụ của họ, với mức phụ cấp được quy định trong bảng 2 (B16:C21). Để xác định phụ cấp cho từng nhân viên, bạn cần đối chiếu chức vụ của họ trong bảng 1 và tìm mức phụ cấp tương ứng trong bảng 2.
Cách thực hiện là dò tìm chức vụ của nhân viên trong bảng 1, sau đó tra cứu giá trị này trong cột 1 của bảng 2. Khi tìm được chức vụ tương ứng, bạn sẽ lấy giá trị phụ cấp tại cột 2 trong bảng 2 để điền vào bảng 1.
Với danh sách nhân viên lớn, có thể lên tới vài trăm hoặc hàng ngàn người, việc làm thủ công sẽ rất mất thời gian. Để tự động hóa quá trình tính toán này, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel với các bước như sau:
Bước 1: Tại ô E4, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(D4, $B$16:$C$21, 2, 0)
Trong đó:
- D4: Ô chứa chức vụ của nhân viên.
- $B$16:$C$21: Phạm vi bảng chứa thông tin chức vụ và phụ cấp. Trong đó, cột B chứa chức vụ và cột C chứa mức phụ cấp. Dấu $ được sử dụng để cố định phạm vi khi sao chép công thức cho các ô khác.
- 2: Số thứ tự cột chứa mức phụ cấp.
- 0 (FALSE): Tìm kiếm chính xác, đảm bảo chỉ lấy kết quả khi chức vụ khớp hoàn toàn.
Bước 2: Nhấn Enter để Excel xử lý và hiển thị kết quả.
Bước 3: Sao chép công thức cho các ô còn lại để tính phụ cấp cho tất cả nhân viên trong danh sách.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP tìm kiếm tương đối
Khi bạn cần tìm kiếm giá trị gần nhất thay vì giá trị chính xác trong bảng dữ liệu, hàm VLOOKUP trong Excel với chế độ tìm kiếm tương đối sẽ rất hữu ích. Điều này rất phù hợp khi bạn muốn phân loại dữ liệu dựa trên các khoảng giá trị, chẳng hạn như xếp loại học sinh theo điểm số. Dưới đây là ví dụ minh họa về cách sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm tương đối:
Giả sử, bạn có kết quả điểm trung bình của học sinh trong bảng 1 và cần xếp loại học sinh theo mức điểm trong bảng 2 (B11:C15).
Lúc này, để xếp loại học sinh dựa trên điểm trung bình, bạn cần lấy giá trị gần đúng. Cụ thể, điểm 9.1 sẽ được xếp vào nhóm 9, còn điểm 5.3 sẽ được xếp vào nhóm 5,… Tức là, việc xếp loại sẽ dựa trên các tiêu chí như sau:
- Điểm từ 9 trở lên sẽ được xếp loại giỏi (9 <= x).
- Điểm từ 6.5 đến dưới 9 sẽ được xếp loại khá (6.5 <= x < 9).
- Điểm từ 5 đến dưới 6.5 sẽ được xếp loại trung bình (5 <= x < 6.5).
Để tự động hóa quá trình tính toán này, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel với các bước như sau, giúp bạn dễ dàng phân loại kết quả mà không cần phải dò tìm thủ công:
Bước 1: Tại ô E4, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(D4, $B$11:$C$15, 2, 1)
Trong đó:
- D4: Ô chứa điểm số của học sinh.
- $B$11:$C$15: Phạm vi bảng dữ liệu chứa các mức điểm và kết quả xếp loại (dấu $ dùng để cố định phạm vi khi sao chép công thức).
- 2: Số thứ tự cột chứa kết quả xếp loại.
- 1 (TRUE): Tìm kiếm tương đối, tức là Excel sẽ tìm giá trị gần nhất với điểm số trong bảng phân loại.
Bước 2: Nhấn phím Enter để áp dụng công thức. Khi này, Excel sẽ tiến hành tra cứu điểm số trong ô D4 và tìm giá trị gần nhất trong bảng 2 (ở đây là 8.5). Sau đó, kết quả xếp loại sẽ được trả về từ cột 2 của bảng 2, trong trường hợp này là “Giỏi”.
Bước 3: Sao chép công thức xuống các ô khác để xếp loại cho các học sinh còn lại.
Xem thêm: Cách Dùng Hàm INDEX và MATCH Trong Excel Tìm Kiếm Dữ Liệu
Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm LEFT/RIGHT trích xuất dữ liệu
Khi bạn cần trích xuất dữ liệu dựa trên một phần của một chuỗi, hàm VLOOKUP trong Excel có thể được kết hợp với các hàm khác như LEFT hoặc RIGHT để đạt được kết quả chính xác. Dưới đây là một ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm LEFT để tìm ra tên ngành học của sinh viên dựa trên ký tự đầu tiên của số báo danh:
Giả sử, bạn có một bảng mã ngành (F4:G5), trong đó cột F chứa các ký tự đầu của số báo danh và cột G chứa tên ngành học tương ứng. Bạn muốn tìm tên ngành của sinh viên dựa trên ký tự đầu tiên của số báo danh. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Tại ô C14, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(LEFT(C10), F4:G5, 2, 0)
Trong đó:
- LEFT(C10): Lấy ký tự đầu tiên của số báo danh trong ô C10.
- F4:G5: Phạm vi bảng chứa mã ngành và tên ngành học.
- 2: Số thứ tự cột trả về tên ngành học.
- 0 (FALSE): Dò tìm chính xác với ký tự đầu tiên của số báo danh.
Bước 2: Nhấn phím Enter để áp dụng công thức. Hàm VLOOKUP sẽ tra cứu ký tự đầu tiên từ ô C10 trong bảng mã ngành và trả về tên ngành học tương ứng.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel kết hợp với hàm LEFT giúp bạn dễ dàng trích xuất dữ liệu một cách tự động và chính xác mà không cần phải thực hiện thủ công từng bước.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP trên 2 sheet
Hàm VLOOKUP trong Excel không chỉ có thể dò tìm dữ liệu trong cùng một sheet mà còn hỗ trợ việc tra cứu dữ liệu giữa các sheet khác nhau. Điều này rất hữu ích khi bạn cần làm việc với dữ liệu phân tán trên nhiều sheet nhưng vẫn muốn tính toán và tham chiếu dữ liệu từ một sheet khác. Dưới đây là ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP giữa hai sheet để tính lương cho nhân viên dựa trên chức vụ của họ:
Giả sử, bạn có danh sách nhân viên được lưu ở sheet 1 và bảng mã chức vụ cùng mức lương tương ứng được lưu ở sheet 2.
Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để lấy thông tin lương từ sheet 2 vào sheet 1 theo các bước như sau:
Bước 1: Tại sheet 1, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(Sheet1!D3)
Bước 2: Chuyển sang sheet 2, bạn nhập công thức: =VLOOKUP(Sheet1!D3, Sheet2!$A$3:$B$7, 2, 0)
Trong đó:
- Sheet1!D3: Tham chiếu đến ô chứa mã chức vụ của nhân viên trên sheet 1.
- Sheet2!$A$3:$B$7: Phạm vi bảng dữ liệu chứa mã chức vụ và mức lương trên sheet 2.
- 2: Số thứ tự cột chứa mức lương trong bảng dữ liệu.
- 0 (FALSE): Dò tìm chính xác.
Bước 3: Sao chép công thức VLOOKUP đã nhập ở sheet 2 vào ô E3 và nhấn Enter. Lúc này, ô “Lương” sẽ hiển thị kết quả là 5000. Đây là mức lương chính xác khi so sánh với bảng lương trong sheet 2.
Bước 4: Nhấp vào ô E3, khi thấy biểu tượng dấu cộng nhỏ màu đen ở góc dưới bên phải, nhấn vào và kéo chuột xuống ô E8. Lương của các nhân viên theo chức vụ sẽ được cập nhật đầy đủ như hình minh họa.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm INT Trong Excel Lấy Giá Trị Phần Nguyên
Cách sử dụng hàm VLOOKUP 2 điều kiện bằng cột phụ
Khi bạn cần sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel để tìm kiếm dữ liệu dựa trên hai điều kiện, một trong những cách hiệu quả là tạo cột phụ để kết hợp hai giá trị cần tìm. Hàm VLOOKUP sẽ dò tìm giá trị kết hợp này trong một dải ô và trả về kết quả từ cột bạn chỉ định. Dưới đây là ví dụ cụ thể về cách áp dụng hàm VLOOKUP với hai điều kiện:
Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu bao gồm tên sản phẩm, hãng và mức giá. Bạn muốn tìm mức giá của một sản phẩm dựa trên tên sản phẩm và hãng. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo một cột phụ để ghép tên sản phẩm và tên hãng lại với nhau. Bạn sử dụng công thức trong ô phụ E2 như sau: =B2&C2. Công thức này sẽ kết hợp giá trị từ cột tên sản phẩm (B) và cột tên hãng (C).
Bước 2: Tại ô C14, nhập công thức hàm VLOOKUP sau: =VLOOKUP(C12&C13, A2:D10, 4, 0)
Trong đó:
- C12&C13: Ghép tên sản phẩm và tên hãng từ các ô C12 và C13.
- A2:D10: Phạm vi chứa dữ liệu cần tra cứu, trong đó cột đầu tiên sẽ chứa giá trị ghép từ bước trước.
- 4: Số thứ tự cột chứa mức giá bạn cần tra cứu.
- 0 (FALSE): Thực hiện dò tìm chính xác.
Bước 3: Nhấn Enter để áp dụng công thức và hiển thị kết quả.
Như vậy, bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với cột phụ, bạn có thể dễ dàng dò tìm dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện mà không cần phải thay đổi cấu trúc bảng dữ liệu.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP 2 điều kiện với hàm CHOOSE
Khi bạn muốn tra cứu dữ liệu theo hai điều kiện trong Excel mà không thể sử dụng cột phụ, một cách khác là kết hợp hàm VLOOKUP với hàm CHOOSE. Phương pháp này cho phép bạn tạo một bảng dò tìm ảo, kết hợp nhiều điều kiện lại với nhau để thực hiện việc tra cứu chính xác.
Giả sử, bạn có một bảng dữ liệu bao gồm tên sản phẩm, hãng và mức giá. Lúc này, bạn muốn xác định mức giá của sản phẩm dựa trên hai yếu tố là tên sản phẩm và hãng. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tại ô D12, bạn nhập công thức sau: =VLOOKUP(B12&B13,CHOOSE({1,2},A2:A10&B2:B10,C2:C10),2,0)
Trong đó:
- B12&B13: Ghép tên sản phẩm (ô B12) và tên hãng (ô B13) lại với nhau để tạo điều kiện tra cứu.
- CHOOSE({1,2}, A2:A10&B2:B10, C2:C10): Sử dụng hàm CHOOSE để tạo một bảng dò tìm với hai cột:
- Cột 1 (A2:A10&B2:B10) kết hợp tên sản phẩm và tên hãng.
- Cột 2 (C2:C10) chứa mức giá cần tra cứu.
- 2: Chỉ số cột cần lấy giá trị từ bảng dò tìm (ở đây là cột Mức giá).
- 0 (FALSE): Kiểu dò tìm chính xác.
Với cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm CHOOSE, bạn có thể dễ dàng tra cứu dữ liệu khi có hai điều kiện và thực hiện thao tác nhanh chóng mà không cần tạo thêm các cột phụ.
Xem thêm: Cách Dùng Hàm SUMIF Trong Excel Để Tính Tổng Có Điều Kiện
Cách kết hợp hàm VLOOKUP với Data Validation
Khi kết hợp hàm VLOOKUP trong Excel với tính năng Data Validation, bạn có thể tạo một danh sách lựa chọn cho người dùng và đồng thời tra cứu dữ liệu liên quan từ một bảng dữ liệu khác. Đây là một cách hiệu quả để tự động cập nhật kết quả dựa trên sự lựa chọn của người dùng trong một danh sách.
Giả sử, bạn muốn cho phép người dùng chọn số báo danh từ danh sách và tự động hiển thị tên học sinh cùng điểm số tương ứng.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn ô C10, nơi bạn muốn tạo Data Validation (danh sách thả xuống).
Bước 2: Vào tab Data trên thanh công cụ, chọn Data Validation.
Bước 3: Trong hộp thoại Data Validation, chuyển đến tab Settings:
- Tại mục Allow, chọn List.
- Tại mục Source, nhập phạm vi dữ liệu bạn muốn tạo danh sách là B4:B7.
Bước 4: Sau khi tạo danh sách, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu giá trị tương ứng dựa trên lựa chọn từ ô C10. Nhập công thức vào các ô cần hiển thị kết quả, ví dụ:
- Để tra cứu giá trị ở cột 2 (cột Tên), nhập công thức sau vào ô C12: =VLOOKUP(C10, B4:D7, 2, 0)
- Để tra cứu giá trị ở cột 3 (cột Điểm), nhập công thức sau vào ô C13: =VLOOKUP(C10, B4:D7, 3, 0)
Trong đó:
- C10: Là ô chứa dữ liệu được chọn từ danh sách Data Validation.
- B4:D7: Là phạm vi bảng dữ liệu mà bạn muốn tra cứu.
- 2 và 3: Là số thứ tự của cột trong bảng mà bạn muốn lấy dữ liệu (cột thứ 2 cho Tên học sinh, cột thứ 3 cho Điểm số).
- 0: Chỉ định kiểu dò tìm chính xác (FALSE), nghĩa là kết quả chỉ trả về nếu có sự khớp chính xác với giá trị trong ô C10.
Như vậy, bằng cách kết hợp hàm VLOOKUP trong Excel với tính năng Data Validation, bạn có thể tạo ra một hệ thống tra cứu dữ liệu linh hoạt và tự động, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác khi nhập liệu.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm IF Nhiều Điều Kiện Trong Excel Chi Tiết, Dễ Hiểu
Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
Khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, người dùng thường gặp phải một số lỗi phổ biến do việc áp dụng công thức không chính xác hoặc hiểu sai các tham số của hàm. Những lỗi này có thể gây ảnh hưởng đến kết quả tra cứu dữ liệu, làm giảm hiệu quả công việc. Để tránh gặp phải các vấn đề này, hãy cùng tìm hiểu các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel và cách khắc phục chúng.
Lỗi #N/A
Lỗi #N/A xảy ra khi giá trị cần tìm không tồn tại trong bảng dữ liệu hoặc khi bảng dữ liệu không được thiết lập đúng cách. Cụ thể, một giới hạn của hàm VLOOKUP trong Excel là nó chỉ có thể tra cứu giá trị trong cột đầu tiên của Table_array. Do đó, nếu bạn cố gắng tra cứu trong cột khác, hàm sẽ trả về lỗi #N/A. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH để thay thế.
Ví dụ: Nếu Table_array của bạn là A2:C10, hàm VLOOKUP sẽ tìm kiếm trong cột A. Để sửa lỗi này, bạn có thể thay đổi Table_array thành B2:C10 để hàm VLOOKUP tìm kiếm trong cột B.
Ngoài ra, nếu không tìm thấy kết quả khớp, hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A, vì giá trị không có trong Table_array. Để xử lý lỗi này, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để thay thế lỗi #N/A bằng giá trị khác.
Ví dụ: Nếu “Rau muống” không có trong bảng, hàm VLOOKUP sẽ không tìm thấy. Nếu bạn chắc chắn rằng dữ liệu đã có trong Table_array nhưng hàm VLOOKUP vẫn không tìm được, hãy kiểm tra xem các ô dữ liệu có chứa khoảng trắng ẩn hoặc ký tự không in hay không. Đồng thời, đảm bảo rằng các ô dữ liệu tuân thủ đúng định dạng.
Lỗi #REF!
Lỗi #REF! xảy ra khi bạn nhập một giá trị Col_index_num lớn hơn số cột trong Table_array. Điều này khiến Excel không thể xác định được cột cần tra cứu và trả về lỗi #REF!. Để khắc phục lỗi này, bạn cần đảm bảo rằng Col_index_num luôn nhỏ hơn hoặc bằng số cột trong Table_array.
Ví dụ: Nếu Col_index_num được đặt là 3, nhưng Table_array của bạn chỉ có 2 cột (như trong trường hợp B2:C10), Excel sẽ không thể tìm thấy cột thứ 3 và sẽ báo lỗi #REF!. Để sửa lỗi, hãy điều chỉnh Col_index_num sao cho phù hợp với số lượng cột trong Table_array.
Lỗi #VALUE!
Lỗi #VALUE! xảy ra khi bạn nhập giá trị Col_index_num nhỏ hơn 1 trong công thức. Đây là một lỗi phổ biến khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, vì cột tìm kiếm phải được xác định đúng từ cột đầu tiên và không thể có giá trị cột chỉ số nhỏ hơn 1.
Ví dụ: Nếu Col_index_num được đặt là 0, thì Excel không thể xác định được cột cần tra cứu và sẽ hiển thị lỗi #VALUE!. Để khắc phục lỗi này, bạn cần đảm bảo rằng giá trị Col_index_num luôn lớn hơn hoặc bằng 1, và xác định chính xác vị trí của các cột trong Table_array.
Lỗi #NAME?
Lỗi #NAME? xuất hiện khi giá trị tìm kiếm (Lookup_value) không được định dạng chính xác, đặc biệt là khi bạn tìm kiếm một giá trị văn bản mà thiếu dấu ngoặc kép (“”). Để hàm VLOOKUP có thể nhận diện chính xác giá trị văn bản, bạn cần phải sử dụng dấu ngoặc kép bao quanh từ hoặc cụm từ cần tìm.
Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm kiếm “Cải xoăn” mà không sử dụng dấu ngoặc kép (Cải xoăn), Excel sẽ không nhận dạng được giá trị và hiển thị lỗi #NAME?. Để sửa lỗi này, bạn chỉ cần thay “Cải xoăn” vào trong dấu ngoặc kép: “Cải xoăn”.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm SUMPRODUCT Trong Excel Tính Tổng Các Tích
Một số lưu ý quan trọng khi dùng hàm VLOOKUP trong Excel
Khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần chú ý để đảm bảo công thức hoạt động chính xác. Những điều này không chỉ giúp bạn tránh được các lỗi thường gặp mà còn tối ưu hóa việc tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính. Hãy cùng tìm hiểu những điểm cần lưu ý khi áp dụng hàm VLOOKUP để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Sử dụng tham chiếu tuyệt đối
Khi sao chép công thức, bạn cần sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho Table_array hoặc Lookup_value bằng cách thêm dấu đô la ($) vào trước các cột và hàng, để công thức không bị thay đổi khi di chuyển.
Ví dụ: Nếu bạn có công thức tại ô C13 là =VLOOKUP(B13,$B$2:$C$10,2,0), khi sao chép công thức sang ô C4, Table_array ($B$2:$C$10) sẽ không bị thay đổi.
Nếu không sử dụng tham chiếu tuyệt đối, khi sao chép công thức, Lookup_value hoặc Table_array sẽ bị thay đổi, dẫn đến kết quả tìm kiếm sai. Ví dụ: Công thức tại ô C13 là =VLOOKUP(B13,B2:C10,2,0), khi sao chép xuống ô C4, Table_array sẽ thay đổi thành =VLOOKUP(B14,B3:C11,2,0), gây sai lệch trong kết quả tìm kiếm.
Không lưu trữ giá trị số dưới dạng văn bản
Khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, một vấn đề phổ biến là dữ liệu số bị lưu trữ dưới dạng văn bản. Nếu Table_array chứa giá trị số nhưng lại được định dạng dưới dạng văn bản và Lookup_value lại là số, hàm VLOOKUP sẽ không thể thực hiện phép dò tìm chính xác và trả về lỗi #N/A.
Ví dụ: Giả sử, cột A (A2:A5) chứa dữ liệu số nhưng được lưu dưới dạng văn bản, trong khi Lookup_value tại ô A8 lại là số. Khi bạn áp dụng công thức VLOOKUP, kết quả sẽ là lỗi #N/A do sự không khớp định dạng giữa giá trị tìm kiếm và dữ liệu trong Table_array.
Để khắc phục điều này, bạn chỉ cần chuyển định dạng của các ô chứa dữ liệu số (A2:A5) thành số thay vì văn bản. Khi thực hiện thay đổi này, hàm VLOOKUP sẽ hoạt động bình thường và trả về kết quả chính xác.
Bảng dò tìm chứa những giá trị bị trùng
Khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel, nếu bảng dò tìm chứa các giá trị trùng lặp, hàm này chỉ trả về kết quả đầu tiên mà nó tìm thấy từ trên xuống dưới. Điều này sẽ dẫn đến kết quả không chính xác nếu bạn muốn lấy thông tin từ các giá trị khác trong bảng.
Ví dụ:
Giả sử bảng dữ liệu của bạn có hai giá trị “Táo” với các mức giá khác nhau là 97 và 23. Khi sử dụng hàm VLOOKUP, kết quả trả về sẽ là 97, vì đó là giá trị đầu tiên mà hàm tìm thấy khi dò từ trên xuống dưới.
Giải pháp:
- Giải pháp 1: Nếu bạn muốn loại bỏ các giá trị trùng lặp trong bảng dò tìm, bạn có thể sử dụng tính năng Remove Duplicates trong Excel. Để thực hiện, hãy bôi đen vùng dữ liệu, sau đó vào thẻ Data và chọn Remove Duplicates để loại bỏ các bản sao không cần thiết.
- Giải pháp 2: Một cách khác để xử lý trường hợp này là sử dụng Pivot Table để lọc ra danh sách các giá trị duy nhất, giúp bạn có được thông tin chính xác hơn khi sử dụng hàm VLOOKUP.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm TRIM Trong Excel Loại Bỏ Khoảng Trắng Thừa
Một số hạn chế của hàm VLOOKUP trong Excel bạn cần biết
Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ mạnh mẽ để tra cứu dữ liệu trong bảng tính, tuy nhiên, nó cũng có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý khi sử dụng. Những hạn chế này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và độ chính xác của công thức trong một số trường hợp cụ thể. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số hạn chế phổ biến của hàm VLOOKUP trong Excel mà bạn cần biết để tối ưu hóa việc sử dụng.
Chỉ hỗ trợ tham chiếu từ trái sang phải
Hàm VLOOKUP trong Excel chỉ hỗ trợ việc tra cứu dữ liệu từ trái sang phải, có nghĩa là nó chỉ tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của bảng dò tìm và trả về kết quả từ các cột phía bên phải. Điều này khiến cho việc tham chiếu dữ liệu từ phải sang trái trở nên khó khăn.
Để khắc phục, bạn sẽ phải sử dụng các công thức kết hợp phức tạp như MATCH và INDEX. Cách làm này có thể gây rắc rối và khó hiểu cho người dùng, đặc biệt là đối với những ai chưa quen với việc áp dụng các công thức nâng cao trong Excel.
Chỉ hoạt động hiệu quả với các giá trị riêng biệt
Hàm VLOOKUP trong Excel hoạt động hiệu quả nhất khi các giá trị tham chiếu là duy nhất. Điều này là bởi vì hàm VLOOKUP chỉ tìm kiếm và trả về giá trị đầu tiên mà nó gặp phải trong bảng dữ liệu, bỏ qua các dòng chứa giá trị tương tự. Vì vậy, nếu bảng dữ liệu có các giá trị trùng lặp, kết quả trả về có thể không chính xác hoặc không phản ánh đầy đủ thông tin bạn cần.
Số thứ tự cột tham chiếu luôn cố định
Hàm VLOOKUP trong Excel yêu cầu người dùng nhập số thứ tự cột tham chiếu một cách thủ công trong công thức. Điều này khiến việc sao chép công thức sang các ô khác trở nên khó khăn, vì số thứ tự cột sẽ không tự động điều chỉnh. Để khắc phục hạn chế này, bạn có thể kết hợp hàm MATCH để giúp số thứ tự cột tham chiếu linh hoạt và thay đổi tự động, mang lại sự tiện lợi hơn khi áp dụng công thức cho nhiều ô tính khác nhau.
Mặc định thiết lập “approximate match”
Hàm VLOOKUP trong Excel mặc định sẽ thiết lập chế độ “approximate match” nếu bạn không chỉ định rõ điều kiện kiểm duyệt tham chiếu. Điều này có thể dẫn đến kết quả không chính xác hoặc sai lệch khi thực hiện tìm kiếm. Để đảm bảo kết quả chính xác hơn, bạn nên thay đổi tham số cuối cùng trong công thức thành “exact match” (sử dụng giá trị 0), giúp tìm kiếm chính xác giá trị bạn cần.
Làm tốc độ phản hồi của bảng tính bị chậm đi
Hàm VLOOKUP trong Excel, mặc dù rất hữu ích, nhưng khi thiết lập ở chế độ “approximate match” mà không được kiểm soát cẩn thận, có thể làm giảm tốc độ phản hồi của bảng tính. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của chương trình mà còn có thể dẫn đến hiện tượng crash, làm gián đoạn công việc của người sử dụng. Vì vậy, việc kiểm soát chính xác tham số tìm kiếm là rất quan trọng để đảm bảo hiệu suất tối ưu khi sử dụng hàm VLOOKUP.
Tổng kết lại, hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ vô cùng hữu ích cho việc tra cứu và tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, bạn cần chú ý đến những lỗi và hạn chế thường gặp để tránh làm sai lệch kết quả. Hy vọng rằng với những mẹo và thông tin trong bài viết này, bạn sẽ sử dụng hàm VLOOKUP một cách chính xác và tối ưu hơn. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng hàm VLOOKUP trong Excel để nâng cao hiệu quả công việc!
Xem thêm: Cách Sử Dụng Hàm DATEDIF Trong Excel Tính Chênh Lệch Thời Gian
