Một trong những thao tác thường dùng khi phân tích dữ liệu là Sắp xếp dữ liệu. Khi sử dụng trang tính, bạn có thể dùng tính năng Sort để sắp xếp trong Excel.
Có thể Sort trong Excel theo các yêu cầu: sắp xếp danh sách họ và tên theo thứ tự bảng chữ cái Alphabet, sắp xếp số lượng sales sản phẩm từ cao đến thấp và ngược lại, sắp xếp thứ tự các hàng theo màu hoặc sắp xếp theo thứ tự ngày tháng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu đơn giản trong Excel 2010, 2007, 2013, 2016, 2019 và 365.
Mục Lục Bài Viết
1, Cách Tạo Bảng SORT Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel
Bước 1: Chọn bảng cần sắp xếp thứ tự, bảng có thể chứa hàng tiêu đề đầu tiên là tên cột. Dữ liệu sẽ được Sort từ dòng thứ 2 được chọn.
Bước 2: Trong tab Data, chọn Filter để tạo bộ lọc và sắp xếp dữ liệu, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Shift+ L.
Bước 3: Di chuyển đến hàng tiêu đề của bảng, ấn vào biểu tượng mũi tên ở mỗi cột để thực hiện sắp xếp dữ liệu trong cột đó.
– Chọn dòng chứa biểu tượng từ A đến Z để sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
– Chọn dòng chứa biểu tượng từ Z đến A để sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Sau khi chọn sắp xếp trong Excel, toàn bộ dữ liệu tại các dòng sẽ thay đổi vị trí tương ứng theo vị trí các ô trong Cột đã Sort. Biểu tượng mũi tên ở hàng tiêu đề sẽ xuất hiện thêm 1 mũi tên nhỏ thể hiện xu hướng sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần .
Cách tạo Sort trong Excel:
Sau khi tạo bộ lọc Filter, hàng tiêu đề xuất hiện các mũi tên hướng xuống:
2, Ví Dụ Các Cách Sắp Xếp Trong Excel
2.1, Cách Sắp Xếp Thứ Tự Ngày Tháng
Tùy thuộc vào loại dữ liệu ở mỗi cột mà Excel tùy chỉnh nội dung dòng tùy chọn sắp xếp dữ liệu, tuy nhiên biểu tượng A > Z và Z > A không thay đổi vẫn lần lượt đại diện cho việc sắp xếp theo thứ tự tăng dần và giảm dần.
Để sắp xếp thứ tự ngày tháng, di chuyển đến hàng tiêu đề của cột Ngày, chọn mũi tên hướng xuống để hiển thị các tùy chọn:
– Sort Oldest to Newest: sắp xếp ngày tháng từ xa đến gần.
– Sort Newest to Oldest: sắp xếp ngày tháng từ gần đến xa.
2.2, Cách Sắp Xếp Thứ Tự Bảng Chữ Cái ABC Alphabet
Tương tự, để sắp xếp theo tên màu sắc, chọn:
– Sort A to Z: sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái
– Sort Z to A: sắp xếp ngược lại.
Khi sắp xếp trong Excel, dữ liệu các dòng sẽ được sắp xếp theo thứ tự ở cột Màu, các màu giống nhau sẽ nằm cạnh nhau.
2.3, Cách Sắp Xếp Cột Theo Thứ Tự Tăng Dần Trong Excel Và Ngược Lại
Để sắp xếp số theo thứ tự tăng dần trong Excel, chọn Sort Smallest to Largest.
Ngược lại, sắp xếp theo thứ tự giảm dần trong Excel, chọn Sort Largest to Smallest.
Dấu hiệu nhận biết cột đã được sắp xếp theo thứ tự tăng hay giảm dựa vào biểu tượng mũi tên ở hàng tiêu đề:
Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích về cách sắp xếp dữ liệu trong Excel.
Ngoài ra, sau khi sắp xếp trong Excel, bạn chỉ có thể khôi phục dữ liệu cũ bằng cách Undo (Ctrl + Z).
Làm thế nào để khôi phục dữ liệu sau khi thực hiện nhiều thao tác khác mà không cần phải hủy bỏ các thao tác trước đó? Hãy tham khảo bài viết:
Cách Bỏ SORT Trong Excel Và Khôi Phục Dữ Liệu Trước Khi Sắp Xếp