Trong công việc hàng ngày, việc xử lý và sắp xếp dữ liệu trong Excel là một kỹ năng quan trọng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc. Một trong những thao tác phổ biến nhất là cách lọc dữ liệu trong Excel, cho phép bạn tìm kiếm, phân loại hoặc loại bỏ thông tin không cần thiết một cách dễ dàng. Trong bài viết này, HỌC TIN sẽ hướng dẫn bạn 16 phương pháp lọc dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả, phù hợp cho cả người mới bắt đầu lẫn người dùng nâng cao.
Bộ lọc trong Excel là gì?
Bộ lọc trong Excel (Filter) là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng sắp xếp và hiển thị dữ liệu dựa trên các tiêu chí cụ thể như số, chữ, ngày tháng hoặc màu sắc,… mà không làm thay đổi nội dung gốc. Với tính năng này, bạn có thể nhanh chóng lọc ra các hàng hoặc cột chứa thông tin cần thiết, đồng thời ẩn đi các dữ liệu không liên quan. Bộ lọc giúp tối ưu hóa quá trình phân tích và quản lý dữ liệu, đặc biệt hữu ích khi làm việc với các bảng tính lớn và phức tạp.
Các trường hợp cần áp dụng bộ lọc Filter trong Excel
Bộ lọc Filter là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, giúp người dùng dễ dàng xử lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Việc hiểu và áp dụng đúng cách lọc dữ liệu trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác khi làm việc với các tập dữ liệu lớn. Dưới đây là các trường hợp phổ biến cần sử dụng bộ lọc Filter:
- Trích xuất thông tin cụ thể từ bảng dữ liệu lớn: Khi làm việc với dữ liệu nhân sự, bạn có thể sử dụng bộ lọc để chọn danh sách nhân viên theo phòng ban, chức vụ hoặc thời gian làm việc, phục vụ cho việc lập báo cáo hoặc phân tích chi tiết.
- Loại bỏ giá trị trùng lặp: Lọc dữ liệu giúp bạn nhanh chóng nhận diện và xóa bỏ các giá trị bị lặp lại, đảm bảo tính chính xác cho báo cáo tài chính hoặc cơ sở dữ liệu.
- Phân tích dữ liệu theo từng tiêu chí: Trong nghiên cứu hoặc phân tích kinh doanh, bạn có thể sử dụng bộ lọc để tập trung vào các thông tin quan trọng, chẳng hạn như lọc doanh số bán hàng theo khu vực, thời gian hoặc sản phẩm,…
Việc thành thạo cách sử dụng bộ lọc không chỉ giúp quản lý dữ liệu dễ dàng mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao chất lượng kết quả đầu ra.
Xem thêm: 6 Cách Đánh Số Trang Trong Excel Đơn Giản, Nhanh Chóng
Lợi ích khi sử dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel
Việc sử dụng bộ lọc dữ liệu Filter trong Excel mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt khi bạn cần xử lý các bảng tính lớn với nhiều thông tin phức tạp. Công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng độ chính xác trong việc phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của cách lọc dữ liệu trong Excel:
- Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng: Dễ dàng xác định và hiển thị thông tin cần thiết mà không phải xem qua toàn bộ bảng.
- Quản lý dữ liệu hiệu quả: Ẩn đi các hàng hoặc cột không liên quan để tập trung vào dữ liệu quan trọng.
- Phân tích thông tin chính xác hơn: Lọc dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể giúp đưa ra kết luận chính xác trong báo cáo hoặc phân tích.
- Tiết kiệm thời gian xử lý: Rút ngắn thời gian làm việc nhờ thao tác đơn giản và trực quan.
- Tăng tính linh hoạt: Hỗ trợ lọc theo nhiều tiêu chí khác nhau như số, chữ, ngày tháng, hoặc màu sắc,…
- Đơn giản hóa việc so sánh dữ liệu: Giúp dễ dàng đối chiếu giữa các phần tử trong bảng tính mà không cần thao tác phức tạp.
- Hỗ trợ ra quyết định: Lọc và phân loại dữ liệu nhanh chóng giúp bạn đưa ra các quyết định quan trọng dựa trên thông tin được hiển thị.
- Cải thiện năng suất làm việc: Giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả xử lý nhờ việc quản lý dữ liệu khoa học và trực quan.
Cách thêm bộ lọc Filter vào bảng tính Excel
Công cụ Filter trong Excel là một tính năng mạnh mẽ, giúp bạn dễ dàng lọc dữ liệu theo các điều kiện cụ thể. Khi sử dụng, chỉ những hàng đáp ứng đúng điều kiện mới được hiển thị, trong khi các hàng không liên quan sẽ bị ẩn đi. Để sử dụng công cụ Filter, bạn có thể thêm vào bảng tính bằng 3 cách đơn giản sau:
- Cách 1: Vào tab Data trên thanh công cụ, trong nhóm tính năng Sort & Filter, nhấn chọn biểu tượng Filter.
- Cách 2: Vào tab Home trên thanh công cụ, nhấn vào Sort & Filter, sau đó chọn Filter.
- Cách 3: Sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + L để kích hoạt bộ lọc.
Khi thực hiện thành công một trong các cách trên, bạn sẽ thấy biểu tượng mũi tên nhỏ hướng xuống xuất hiện ở tiêu đề mỗi cột. Đây chính là dấu hiệu cho thấy công cụ Filter đã được kích hoạt và sẵn sàng sử dụng.
Xem thêm: 10 Cách Chuyển Chữ Thường Thành Chữ Hoa Trong Excel Đơn Giản, Nhanh Chóng
8 Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng bộ lọc Filter
Sau khi đã thêm bộ lọc Filter vào bảng tính, bạn có thể áp dụng nhiều phương pháp để lọc dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau. Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng bộ lọc Filter mang lại sự linh hoạt cao, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp thông tin mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc. Trong phần này, chúng ta sẽ cùng khám phá 8 cách lọc dữ liệu hiệu quả nhất, giúp bạn tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian.
Cách lọc dữ liệu cho một hoặc nhiều cột cùng lúc
Để lọc dữ liệu cho một hoặc nhiều cột cùng lúc trong Excel, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Nhấn vào mũi tên hướng xuống của cột mà bạn muốn lọc.
Bước 2: Bỏ tích chọn ô Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu trong cột, giúp bạn dễ dàng chọn những mục cụ thể.
Bước 3: Ví dụ, nếu bạn muốn lọc ra mã hàng B003 để kiểm tra lượng tiêu thụ và tồn kho, bạn chỉ cần chọn ô B003 và nhấn OK.
Kết quả sẽ hiển thị chỉ các dòng chứa mã hàng B003, giúp bạn nhanh chóng tra cứu các thông tin liên quan. Như vậy, cách lọc dữ liệu trong Excel theo cột rất dễ dàng, chỉ cần ba bước đơn giản. Nếu bạn cần lọc thêm nhiều cột khác, chỉ cần lặp lại các thao tác trên cho từng cột cần lọc.
Cách lọc dữ liệu trống
Khi bảng tính của bạn chứa nhiều ô trống, điều này có thể làm ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ và dễ gây nhầm lẫn. Để lọc và loại bỏ các ô trống một cách nhanh chóng, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấn vào mũi tên của cột có chứa các ô trống.
Bước 2: Tích chọn ô Blanks và nhấn OK.
Bước 4: Sau khi lọc xong, bạn có thể chọn tất cả các ô trống, nhấn chuột phải và chọn Delete Row để xóa các hàng chứa ô trống.
Cách lọc dữ liệu dạng ký tự
Khi muốn lọc dữ liệu chứa một ký tự cụ thể trong Excel, bạn có thể sử dụng tính năng nâng cao của bộ lọc ký tự. Excel cung cấp các tùy chọn như:
- Equals: Lọc dữ liệu chính xác bằng giá trị bạn chọn.
- Does Not Equal: Lọc các giá trị khác với giá trị bạn chọn.
- Begins With: Lọc các giá trị bắt đầu bằng ký tự hoặc chuỗi ký tự bạn chỉ định.
- Ends With: Lọc các giá trị kết thúc bằng ký tự hoặc chuỗi ký tự bạn chọn.
- Contains: Lọc các giá trị chứa một phần nội dung bạn chỉ định.
- Does Not Contain: Lọc các giá trị không chứa nội dung bạn chỉ định.
- Custom Filters: Tạo bộ lọc với các điều kiện tùy chỉnh.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn có thể:
- Lọc các ô dữ liệu bắt đầu hoặc kết thúc bằng ký tự đặc biệt.
- Lọc các ô dữ liệu chứa hoặc không chứa ký tự cụ thể ở bất kỳ vị trí nào trong chuỗi.
- Lọc các ô dữ liệu có giá trị tương đương hoặc không tương đương với một hay nhiều ký tự.
Ví dụ: Nếu bạn muốn lọc các mã hàng bắt đầu bằng chữ “T”, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Nhấn vào biểu tượng mũi tên của cột cần lọc dữ liệu. Sau đó, chọn Text Filters và tiếp theo chọn Begins With.
- Bước 2: Hộp thoại Custom Autofilter sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần nhập chữ “T” vào ô bên phải và nhấn OK.
Kết quả, Excel sẽ lọc và chỉ hiển thị những ô dữ liệu bắt đầu bằng chữ “T”, các ô còn lại sẽ bị ẩn.
Xem thêm: 20 Cách Copy Trong Excel Đảm Bảo Không Lỗi Định Dạng
Cách lọc dữ liệu cho cột có 2 điều kiện
Khi bạn cần lọc dữ liệu theo hai điều kiện khác nhau, ví dụ như lọc mã hàng có ký tự bắt đầu là chữ N và số cuối là 1, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng mũi tên của cột mà bạn muốn lọc và chọn Text Filters. Tiếp theo, chọn Custom Filter để thiết lập điều kiện lọc.
Bước 2: Trong hộp thoại Custom Autofilter, bạn thực hiện các thao tác như sau:
- Dòng đầu: Chọn Begins with và nhập chữ N.
- Dòng thứ hai: Chọn Ends with và nhập số 1.
Để lọc dữ liệu đáp ứng cả hai điều kiện, bạn tích chọn And và nhấn OK để hoàn tất.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, kết quả sẽ chỉ hiển thị những mã hàng có ký tự bắt đầu là N và số cuối là 1, giúp bạn dễ dàng quản lý và phân loại dữ liệu theo các tiêu chí cụ thể.
Cách lọc dữ liệu có tìm kiếm
Kể từ Excel 2010, bộ lọc trong Excel được cải tiến với tính năng hộp tìm kiếm, giúp việc lọc dữ liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn lọc dữ liệu có chứa từ khóa cụ thể, ví dụ như tìm kiếm “Kho Miền Nam”, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng mũi tên của cột bạn muốn lọc, ví dụ cột “Kho“.
Bước 2: Trong hộp tìm kiếm, gõ từ khóa “Miền Nam” để bộ lọc hiển thị tất cả các kết quả khớp với từ khóa đó.
Bước 3: Chọn tất cả các kết quả phù hợp và nhấn OK.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn sẽ tìm kiếm và lọc dữ liệu nhanh hơn rất nhiều so với việc phải kéo và tìm thủ công, đặc biệt hữu ích khi làm việc với bảng tính chứa nhiều dữ liệu.
Cách lọc dữ liệu dạng số
Trong Excel, khi làm việc với dữ liệu số, bạn có thể sử dụng các bộ lọc để tìm ra các kết quả như:
- Lọc các số bằng hoặc không bằng một giá trị cụ thể.
- Lọc các số lớn hơn, nhỏ hơn hoặc nằm trong một khoảng giá trị.
- Lọc các số nằm trong top 10 giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.
- Lọc các ô chứa số nhỏ hơn hoặc lớn hơn giá trị trung bình.
Ví dụ: Nếu bạn muốn lọc các giá trị “Lượng tiêu thụ” trong khoảng từ 100 đến 300, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng mũi tên trên cột “Lượng tiêu thụ”. Sau đó, chọn Number Filters và chọn một trong các tùy chọn sau:
- Equals: Bằng.
- Does Not Equal: Không bằng.
- Greater Than: Lớn hơn.
- Greater Than Or Equals To: Lớn hơn hoặc bằng.
- Less Than: Nhỏ hơn.
- Less Than Or Equals To: Nhỏ hơn hoặc bằng.
- Between: Nằm trong khoảng.
- Top 10: Lọc 10 số đầu hoặc 10 số cuối.
- Above Average: Trên trung bình.
- Below Average: Dưới trung bình.
- Custom Filters: Bộ lọc tùy chỉnh với các điều kiện cụ thể.
Trong trường hợp này, bạn chọn Between.
Bước 2: Khi hộp thoại Custom Filter xuất hiện, bạn nhập giá trị “100” vào ô Greater Than Or Equals To và “300” vào ô Less Than Or Equals To. Sau đó nhấn OK.
Excel sẽ lọc ra những ô dữ liệu có “Lượng tiêu thụ” nằm trong khoảng từ 100 đến 300, như hình dưới đây.
Xem thêm: 5 Cách Cố Định Dòng Và Cột Trong Excel Dễ Dàng Và Hiệu Quả
Cách lọc dữ liệu ngày tháng
Cách lọc dữ liệu ngày tháng trong Excel rất hữu ích khi bạn cần tìm kiếm các dữ liệu thuộc một khoảng thời gian cụ thể. Giả sử bạn có một bảng dữ liệu với cột “Ngày nhập hàng” chứa nhiều ngày tháng năm khác nhau và bạn muốn lọc ra các mặt hàng nhập vào từ ngày 02/11/2022 đến ngày 03/01/2023. Bạn có thể làm theo các bước đơn giản dưới đây:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng mũi tên ở cột “Ngày nhập hàng“. Sau đó, chọn mục Date Filters và tiếp theo chọn Custom Filter.
Bước 2: Trong hộp thoại Custom Autofilter:
- Dòng đầu tiên: Chọn is after or equal to và chọn ngày 02/11/2022.
- Dòng thứ hai: Chọn is before or equal to và chọn ngày 03/01/2023.
Bước 3: Nhấn OK để Excel lọc và hiển thị kết quả.
Kết quả, tất cả các hàng có ngày nhập hàng trong khoảng từ 02/11/2022 đến 03/01/2023 sẽ được hiển thị.
Cách lọc dữ liệu theo màu sắc
Cách lọc dữ liệu theo màu sắc trong Excel giúp bạn nhanh chóng tìm ra các ô dữ liệu được tô màu thủ công hoặc có định dạng màu từ điều kiện. Ví dụ, trong bảng tính này, ô có màu vàng được sử dụng để chỉ lượng tồn kho sắp hết, trong khi màu xanh biểu thị còn hàng nhiều.
Để lọc ra các mã hàng có lượng tồn kho sắp hết, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng mũi tên ở cột “Lượng tồn kho“.
Bước 2: Chọn mục Filter by Color.
Bước 3: Chọn màu vàng.
Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn sẽ dễ dàng lọc ra những ô dữ liệu có màu sắc theo nhu cầu. Đây là một cách lọc dữ liệu trong Excel rất hiệu quả khi bạn muốn làm nổi bật các dữ liệu có định dạng màu sắc đặc biệt.
Xem thêm: 11 Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Tự Động Và Nhanh Chóng
8 Cách lọc dữ liệu trong Excel không dùng Filter
Khi làm việc với bảng tính Excel, đôi khi bạn không muốn sử dụng công cụ Filter truyền thống để lọc dữ liệu. Trong những trường hợp đó, bạn có thể áp dụng các phương pháp khác để lọc dữ liệu hiệu quả. Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá 8 cách lọc dữ liệu trong Excel mà không cần sử dụng tính năng Filter, giúp bạn linh hoạt và tiết kiệm thời gian hơn trong việc xử lý dữ liệu. Hãy cùng khám phá những mẹo hữu ích này!
Cách lọc dữ liệu trùng nhau bằng Remove Duplicates
Trong Microsoft Excel, tính năng Remove Duplicates cho phép bạn dễ dàng loại bỏ các dòng dữ liệu trùng lặp mà không cần quan tâm đến nội dung cụ thể của chúng. Đây là một công cụ tiện ích được tích hợp từ những phiên bản Excel cũ. Để lọc và xóa dữ liệu trùng lặp bằng Remove Duplicates, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc, sau đó vào thẻ Data. Trong phần Data Tools, chọn Remove Duplicates.
Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates hiện ra:
- Nếu vùng dữ liệu có dòng đầu tiên là tên cột, hãy tích vào ô My data has headers.
- Để lọc dữ liệu trùng lặp trên toàn bộ vùng dữ liệu, hãy tích vào Select All. Nếu chỉ muốn lọc trùng lặp trên một số cột cụ thể, hãy tích chọn các cột mà bạn muốn lọc.
Bước 3: Nhấn OK. Excel sẽ hiển thị một thông báo cho biết số lượng giá trị trùng lặp đã bị xóa và số giá trị duy nhất còn lại trong vùng dữ liệu của bạn.
Cách lọc dữ liệu trùng lặp bằng Conditional Formatting
Trong trường hợp bạn không chắc chắn về dữ liệu và muốn kiểm tra các giá trị trùng lặp trước khi quyết định xóa chúng, tính năng Conditional Formatting trong Excel sẽ là lựa chọn lý tưởng. Đây là cách giúp bạn dễ dàng đánh dấu những dữ liệu trùng lặp mà không cần loại bỏ ngay lập tức.
Bước 1: Chọn cột dữ liệu bạn muốn kiểm tra. Trên thẻ Home, trong phần Styles, bạn nhấn vào Conditional Formatting, sau đó chọn Highlight Cells Rules và tiếp tục chọn Duplicate Values.
Bước 2: Trong hộp thoại Duplicate Values hiện ra, bạn có thể chọn làm nổi bật giá trị trùng lặp bằng cách để ô đầu tiên ở chế độ Duplicate. Nếu bạn muốn làm nổi bật giá trị duy nhất, hãy thay đổi thành Unique.
Tại ô thứ hai, bạn có thể chọn màu sắc muốn dùng để làm nổi bật các giá trị, mặc định là màu đỏ nhạt với chữ đỏ đậm (Light Red Fill with Dark Red Text).
Bước 3: Nhấn OK. Lúc này, Excel sẽ tự động đánh dấu những giá trị trùng lặp hoặc giá trị duy nhất (tùy theo lựa chọn của bạn) với màu sắc mà bạn đã chọn.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn sẽ dễ dàng nhận diện và kiểm tra các dữ liệu trùng lặp mà không cần phải xóa ngay lập tức, giúp đảm bảo độ chính xác khi xử lý dữ liệu.
Xem thêm: 10 Cách Thêm Số 0 Vào Số Điện Thoại Trong Excel Bạn Nên Biết
Cách lọc dữ liệu trùng nhau bằng Advanced Filter
Tính năng Advanced Filter trong Excel hoạt động tương tự như một bộ lọc thông thường, giúp bạn lọc ra những giá trị theo yêu cầu mà không làm mất đi dữ liệu gốc. Đây là một cách hiệu quả để lọc dữ liệu trùng lặp mà vẫn giữ nguyên dữ liệu chưa lọc. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc. Trên thẻ Data, trong phần Sort & Filter, chọn Advanced.
Bước 2: Hộp thoại Advanced Filter sẽ xuất hiện với các thiết lập như sau:
- Mục Action: Chọn Filter the list, in-place nếu bạn muốn lọc trực tiếp trong vùng dữ liệu hiện tại. Excel sẽ chỉ hiển thị các giá trị thỏa mãn điều kiện lọc. Nếu bạn muốn sao chép các giá trị đã lọc sang một vị trí khác, chọn Copy to another location.
- Mục List range: Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc.
- Mục Criteria range: Chỉ định điều kiện lọc.
- Mục Copy to: Mục này chỉ hiển thị khi bạn chọn Copy to another location. Tại đây, bạn sẽ chọn vị trí muốn sao chép dữ liệu đã lọc.
- Đặc biệt, bạn cần tick chọn Unique records only để lọc ra các giá trị trùng lặp và chỉ giữ lại các giá trị duy nhất.
Bước 3: Nhấn OK. Kết quả sẽ hiển thị dữ liệu đã lọc theo điều kiện bạn đặt ra.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn có thể dễ dàng lọc và sao chép các giá trị duy nhất từ một bảng dữ liệu mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc.
Cách lọc dữ liệu trùng nhau bằng Pivot Table
Một phương pháp khác để lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel là sử dụng Pivot Table. Công cụ này không chỉ giúp bạn tính toán và thống kê dữ liệu mà còn rất hữu ích trong việc lọc và phát hiện các giá trị trùng lặp. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn muốn lọc, vào thẻ Insert và chọn Pivot Table. Kiểm tra lại vùng Table/Range xem đã đúng chưa. Trong mục Choose where you want the PivotTable to be placed, bạn có thể chọn New Worksheet nếu muốn Pivot Table xuất hiện trên trang mới, hoặc chọn Existing Worksheet nếu muốn đặt nó tại một vị trí cụ thể. Sau đó, nhấn OK.
Nếu muốn, bạn cũng có thể tạo bảng từ dữ liệu trước khi sử dụng Pivot Table. Chọn vùng dữ liệu, vào thẻ Insert, chọn Table (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + T), tích vào My table has headers và nhấn OK.
Bước 2: Trong cửa sổ PivotTable Fields, kéo cột bạn muốn lọc dữ liệu trùng lặp vào ô Rows, ở ví dụ này là cột Họ và Tên. Tiếp theo, kéo cột đó vào ô Values và chọn Value Field Settings là Count.
Lúc này, Pivot Table sẽ hiển thị số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong cột Họ và Tên. Các giá trị có số lần xuất hiện lớn hơn 1 chính là những giá trị trùng lặp.
Bước 3: Nhấn đúp chuột vào các giá trị có số lần xuất hiện lớn hơn 1 (ví dụ: 3 lần với “Nguyễn Văn A”). Excel sẽ hiển thị các giá trị trùng lặp này để bạn dễ dàng kiểm tra.
Xem thêm: 6 Cách Định Dạng Ngày Tháng Trong Excel Đơn Giản, Dễ Làm
Cách lọc dữ liệu trùng lặp bằng hàm FILTER
Hàm FILTER trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp lọc dữ liệu theo điều kiện nhất định một cách nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và đảm bảo kết quả đúng như mong muốn. Để sử dụng hàm FILTER lọc dữ liệu trùng lặp, bạn cần hiểu công thức của hàm như sau: =FILTER(array, include, [if_empty])
Trong đó:
- array (Bắt buộc): Vùng dữ liệu bạn muốn lọc.
- include (Bắt buộc): Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
- if_empty (Tùy chọn): Giá trị trả về nếu không có dữ liệu thỏa mãn điều kiện.
Ví dụ: Giả sử bạn muốn lọc các mã hàng từ kho Miền Nam để kiểm tra lượng tiêu thụ, lượng tồn kho và ngày nhập hàng.
Công thức lọc sẽ như sau: =FILTER(A1:E9, E1:E9=”miền nam”)
Trong đó:
- A1:E9: Là vùng dữ liệu chứa các thông tin bạn muốn lọc.
- E1:E9: Là cột Kho, nơi bạn muốn áp dụng điều kiện lọc.
- “miền nam”: Là điều kiện lọc, chuỗi ký tự bạn muốn tìm kiếm trong cột Kho (Excel sẽ tự động nhận diện chuỗi mà không cần phải viết hoa chính xác).
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn có thể dễ dàng lọc và hiển thị các thông tin cần thiết mà không cần phải làm việc thủ công. Excel sẽ trả về các dữ liệu thỏa mãn điều kiện đã chọn, giúp bạn tìm kiếm và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn.
Cách lọc dữ liệu trên 2 sheet bằng hàm IF kết hợp VLOOKUP
Khi dữ liệu của bạn phân tán trên nhiều sheet, những phương pháp lọc dữ liệu thông thường không thể áp dụng. Để lọc dữ liệu trùng lặp giữa các sheet khác nhau, bạn có thể sử dụng các hàm IF kết hợp với VLOOKUP trong Excel.
Giả sử bạn có hai vùng dữ liệu và muốn tìm các giá trị trùng lặp trong cột Họ và Tên giữa chúng, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Thêm một cột Kiểm Tra vào vùng dữ liệu thứ hai mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp.
Bước 2: Nhập công thức sau vào ô C2 trong cột Kiểm Tra: =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Sheet1!A:C,1,0)),”Unique”,”Duplicate”)
Công thức trên sẽ sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm giá trị trong cột Họ và Tên của sheet thứ hai trong vùng dữ liệu của sheet đầu tiên. Nếu VLOOKUP không tìm thấy giá trị tương ứng, hàm ISNA sẽ trả về “Unique”, nghĩa là giá trị đó không bị trùng lặp. Nếu có giá trị trùng, hàm IF sẽ trả về “Duplicate”.
Bước 3: Kéo công thức xuống các ô còn lại trong cột Kiểm Tra để áp dụng cho toàn bộ dữ liệu. Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ thấy những giá trị trùng lặp được đánh dấu là “Duplicate“, còn những giá trị duy nhất sẽ được đánh dấu là “Unique“.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn có thể dễ dàng phát hiện và xử lý các giá trị trùng lặp ngay cả khi dữ liệu của bạn nằm ở nhiều sheet khác nhau.
Xem thêm: 2 Cách Bỏ Sort Trong Excel Trả Dữ Liệu Về Thứ Tự Ban Đầu
Cách lọc dữ liệu trùng nhau bằng Slicer
Slicer là một công cụ tiện lợi trong Excel giúp bạn lọc dữ liệu nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột, thay vì phải thao tác thủ công từng bước. Dưới đây là cách sử dụng Slicer để lọc dữ liệu trùng nhau:
Bước 1: Chọn một ô bất kỳ trong bảng tính. Sau đó, vào tab Insert, chọn Table và nhấn OK để tạo bảng.
Bước 2: Sau khi tạo bảng, một tab mới sẽ xuất hiện. Bạn bấm vào Insert Slicer, sau đó chọn các trường dữ liệu (cột) mà bạn muốn tạo slicer. Nhấn OK để tiếp tục.
Bước 3: Ngay lập tức, một slicer sẽ xuất hiện trên màn hình với tiêu đề và các nút bấm để bạn lựa chọn. Khi cần lọc dữ liệu, chỉ cần nhấn vào nút tương ứng với dữ liệu muốn lọc. Để xóa bộ lọc, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng xóa bộ lọc ở góc slicer.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn sẽ dễ dàng truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác mà không cần thao tác phức tạp.
Cách lọc dữ liệu trùng lặp bằng Find and Replace
Sử dụng tính năng Find and Replace là một cách đơn giản để lọc dữ liệu trong Excel. Bạn có thể áp dụng phương pháp này trên một hoặc nhiều sheet trong workbook. Dưới đây là hai ví dụ minh họa:
Ví dụ 1: Lọc dữ liệu trên cùng một sheet
Yêu cầu: Tìm thông tin của các khách hàng có tên là Dũng.
Bước 1: Tại tab Home trên thanh công cụ, trong mục Editing, bạn nhấn vào Find & Select.
Trong danh sách xổ xuống, bạn nhấn chọn Find… để mở hộp thoại Find and Replace. Hoặc bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace.
Bước 2: Ở mục Find What, nhập từ khóa “Dũng”.
Bước 3: Nhấn Find All để hiển thị tất cả các kết quả tìm kiếm có chứa từ khóa “Dũng”.
Ví dụ 2: Lọc dữ liệu trên nhiều sheet
Yêu cầu: Tìm thông tin của các khách hàng tên Dũng trong cả hai sheet.
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace.
Bước 2: Ở mục Find What, nhập từ khóa “Dũng”.
Bước 3: Nhấn vào Options.
Sau đó, trong mục within, bạn chọn tùy chọn Workbook để tìm kiếm trong toàn bộ workbook.
Bước 4: Nhấn Find All để thu được bảng kết quả với các thông tin trùng lặp từ tất cả các sheet.
Với cách lọc dữ liệu trong Excel này, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các dữ liệu trùng lặp mà không cần phải duyệt từng sheet hay bảng riêng biệt.
Xem thêm: 6 Cách Bỏ Dấu Trong Excel Đơn Giản Nhanh Chóng, Dễ Làm
Cách sao chép dữ liệu sau khi lọc trong Excel
Khi bạn sử dụng tính năng lọc Filter trong Excel, bảng tính sẽ chỉ hiển thị các dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc. Tuy nhiên, nếu sao chép dữ liệu theo cách thông thường, cả các hàng hoặc cột đã bị ẩn do lọc cũng sẽ được sao chép. Để sao chép chỉ các giá trị hiển thị sau khi lọc, bạn có thể áp dụng một trong hai cách sau:
Cách 1: Sử dụng Go to Special
Với phương pháp này, bạn sẽ vào hộp thoại Go to Special để chọn chỉ các ô hiển thị sau khi lọc. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Sau khi lọc dữ liệu theo điều kiện mong muốn, bạn chọn vùng dữ liệu cần sao chép.
Bước 2: Trên thanh công cụ, vào tab Home, trong nhóm tính năng Editing, chọn mục Find & Select, sau đó chọn Go to Special.
Bước 3: Trong hộp thoại Go to Special hiện ra, chọn Visible cells only (Chỉ các ô hiển thị), rồi nhấn OK.
Bước 4: Quay lại bảng dữ liệu và sao chép thông thường. Lúc này, Excel sẽ chỉ sao chép những ô hiển thị, bỏ qua các giá trị đã bị ẩn trong quá trình lọc.
Cách 2: Sử dụng phím tắt Alt + ;
Một cách nhanh hơn để sao chép dữ liệu sau khi lọc là sử dụng tổ hợp phím tắt Alt + ;. Đây là một phím tắt giúp bạn nhanh chóng chọn các ô hiển thị mà không cần phải vào hộp thoại Go to Special. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Sau khi lọc dữ liệu theo điều kiện mong muốn, bạn chọn vùng dữ liệu cần sao chép.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + ; (Alt và dấu chấm phẩy). Đây là phím tắt tương đương với việc chọn Visible cells only trong hộp thoại Go to Special.
Bước 3: Sao chép dữ liệu như thông thường. Lúc này, Excel sẽ chỉ sao chép những ô hiển thị, bỏ qua các giá trị đã bị ẩn trong quá trình lọc.
Xem thêm: 8 Cách Xuống Dòng Trong Excel Nhanh Gọn, Dễ Làm
Cách xóa bộ lọc Filter khỏi bảng tính Excel
Sau khi đã áp dụng bộ lọc (Filter) để tìm kiếm và hiển thị dữ liệu theo các tiêu chí nhất định trong Excel, bạn có thể muốn xóa bộ lọc này để quay lại bảng dữ liệu ban đầu. Việc xóa bộ lọc không làm mất dữ liệu, mà chỉ tắt chế độ lọc và hiển thị toàn bộ các thông tin trong bảng tính. Dưới đây là cách đơn giản để xóa bộ lọc trong Excel:
Xóa bộ lọc Filter cho từng cột
Để xóa bộ lọc trong Excel cho từng cột cụ thể, bạn có thể thực hiện các bước đơn giản như sau:
Cách 1: Bấm vào biểu tượng bộ lọc ở cột đang áp dụng lọc, sau đó chọn Clear Filter From <Tên cột> để xóa điều kiện lọc đã chọn.
Cách 2: Sử dụng Menu Key để mở menu ngữ cảnh, sau đó nhấn E hai lần liên tiếp để nhanh chóng xóa bộ lọc khỏi cột đang được chọn.
Xóa tất cả bộ lọc Filter cùng lúc
Để xóa tất cả bộ lọc trong trang tính Excel, bạn có thể sử dụng một trong những cách sau:
- Cách 1: Vào thẻ Data trên thanh công cụ, trong nhóm Sort & Filter, nhấn Clear để xóa tất cả bộ lọc hiện có.
- Cách 2: Vào thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn Sort & Filter, rồi nhấn Clear để xóa bộ lọc trên toàn bộ bảng tính.
- Cách 3: Vào thẻ Data trên thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng Filter. Biểu tượng này hoạt động như một công tắc, khi bộ lọc đang được áp dụng, biểu tượng Filter sẽ có màu xanh bao quanh. Khi bạn nhấn vào biểu tượng lần nữa, màu xanh sẽ biến mất, đồng thời bộ lọc cũng sẽ được tắt và không còn hiển thị trên bảng dữ liệu nữa.
- Cách 4: Sử dụng các phím tắt theo thứ tự: Nhấn Alt để mở menu chính, tiếp theo nhấn A để chọn các tùy chọn bộ lọc, sau đó nhấn C để xóa tất cả bộ lọc đã được áp dụng trên các cột.
Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn những cách lọc dữ liệu trong Excel từ cơ bản đến nâng cao, giúp tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu. Việc áp dụng linh hoạt các phương pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác cho công việc. Hy vọng bạn sẽ vận dụng hiệu quả các kỹ năng được chia sẻ để làm việc với Excel một cách chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, đừng ngần ngại khám phá thêm nhiều tính năng khác của Excel để nâng cao hiệu suất làm việc!
Xem thêm: 11 Cách Làm Tròn Số Trong Excel Chính Xác Và Nhanh Chóng
