Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Dễ Hiểu Và Cực Kỳ Đơn Giản Với Filter

Sắp xếp và lọc dữ liệu trong Excel là một công cụ giúp quản lý dữ liệu hiệu quả. Bộ lọc giúp bạn tìm kiếm và lọc dữ liệu, hiển thị các dữ liệu đáp ứng các tiêu chí nhất định.

Trong bài viết này, hoctin.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trong Excel theo số, văn bản, ngày tháng, màu sắc, và cách thay đổi, xóa, chỉnh sửa bộ lọc tự động của Excel một cách dễ hiểu và chi tiết nhất.

Mục Lục Bài Viết

1, Bộ Lọc Trong Excel- Filter Là Gì?

1.1, Filter Trong Excel

Bộ lọc là một cách lọc dữ liệu trong Excel nhanh gọn để hiển thị các thông tin thỏa mãn 1 hoặc 1 số điều kiện tại một thời điểm nhất định và tạm ẩn các dữ liệu không liên quan khác.

 

Nhờ cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Filter, bạn có thể hiển thị các hàng trong trang tính theo giá trị, định dạng màu sắc, chữa các ký tự chỉ định hay bằng điều kiện ngày tháng, so sánh logic với số.

 

Bộ lọc cũng giúp bạn lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel, các giá trị trùng nhau trong một cột sẽ được hiển thị sau khi sử dụng bộ lọc.

 

Nhờ chức năng Filter, người dùng có thể sao chép, tùy ý sử dụng chỉ những hàng được hiển thị mà không phải lo lắng đến chuyện sắp xếp lại toàn bộ danh sách.

Cách filter trong excel- cách lọc dữ liệu trong excel

1.2, Sort: Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel

Sort là một tính năng của bộ lọc giúp sắp xếp dữ liệu: bạn có thể sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel, hoặc giảm dần, hoặc theo trình tự thời gian, theo thứ tự bảng chữ cái…

Cách Sort trong Excel:

Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel

Kết quả sau khi sắp xếp doanh thu giảm dần (từ cao đến thấp):

Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel Từ Cao Đến Thấp

2, Cách Tạo Bộ Lọc Trong Excel

2.1, Cách Tạo Filter Trong Excel

Cách tạo bộ lọc để lọc dữ liệu trong Excel:

– Chọn hàng đầu tiên của vùng dữ liệu cần lọc:

Chọn hàng đầu tiên của vùng dữ liệu cần lọc để lọc dữ liệu trong Excel

 

– Để sử dụng lệnh filter trong Excel, trên thanh Ribbon, chọn Data >> Filter, hoặc sử dụng phím tắt Filter lọc dữ liệu: Ctrl + Shift + L

Cách Tạo Bộ Lọc Trong Excel Insert Filter để lọc dữ liệu

Kết quả sau khi tạo bộ lọc trong Excel: mỗi ô ở hàng đầu tiên xuất hiện các biểu tượng mũi tên xổ xuống :

Kết quả sau khi tạo bộ lọc trong Excel: mỗi ô ở hàng đầu tiên xuất hiện các biểu tượng mũi tên xổ xuống

2.2, Cách Tạo Cột Lọc Dữ Liệu Trong Excel

Để tạo filter trong 1 ô Excel, bấm chuột phải tại ô muốn lọc, chọn Filter >> chọn loại Filter muốn lọc (theo giá trị/ màu/ màu chữ/ Icon của ô hiện tại).

Để tạo filter trong 1 ô Excel, bấm chuột phải tại ô muốn lọc, chọn Filter >> chọn loại Filter muốn lọc

 

Tuy nhiên cách này chỉ áp dụng được khi bạn đã tìm thấy ô cần lọc trong danh sách và không lọc được nhiều giá trị cùng lúc.


Cách lọc dữ liệu trong Excel hay được sử dụng nhất là: chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống góc bên phải ô tiêu đề của cột, một hộp thoại hiện ra:

Cách lọc dữ liệu trong Excel hay được sử dụng nhất

Bỏ chọn Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu một cách nhanh chóng và tick các ô dữ liệu mà bạn muốn hiển thị >> OK.

Bạn có thể tick vào các ô để chọn/ bỏ chọn dữ liệu.

 

Ví dụ dưới đây, hoctin.vn chọn hiển thị toàn bộ dữ liệu trừ Áo thun, bằng cách tick vào ô Áo thun để bỏ chọn. Các dòng bị ẩn do không chứa dữ liệu được lọc:

Cách Tạo Cột Lọc Dữ Liệu Trong Excel Bằng Filter

2.3, Cách Lọc Danh Sách Trong Excel Thỏa Mãn Điều Kiện Tại Nhiều Cột

Để ghi nhớ cách lọc trong Excel dễ dàng, chỉ cần quan sát hàng tiêu đề, cột nào đang được lọc sẽ có biểu tượng Filter .

 

Nếu bạn không bỏ lọc cột đó mà vẫn tiếp tục lọc các cột khác, thì dữ liệu hiển thị là dữ liệu thỏa mãn điều kiện lọc tại tất cả các cột theo phép toán logic AND.

 

Ví dụ: Để lọc các dòng chứa sản phẩm Áo khoác và Áo sơ mi bán tại Miền Bắc, cần filter cả 2 cột B và C:

Cách Lọc Danh Sách Trong Excel Thỏa Mãn Điều Kiện Tại Nhiều Cột

Nút lọc hiển thị ở cả 2 ô tiêu đề của cột B và C. Các dòng hiển thị đều thỏa mãn giá trị tại cột B là Miền Bắc, giá trị tại cột C là Áo khoác hoặc Áo Sơ Mi. Có thể thấy bộ lọc dữ liệu trong Excel không phân biệt viết hoa viết thường:

Cách Lọc Danh Sách Trong Excel Thỏa Mãn Điều Kiện Tại Nhiều Cột Lọc Dữ Liệu Trong Excel

Lưu ý: Khi cột dữ liệu có quá nhiều giá trị khiến hộp Filter không thể hiển thị hết dữ liệu, bạn có thể kéo mũi tên hai chiều ở góc cửa sổ bộ lọc Filter để thay đổi kích thước.

Cách lọc dữ liệu trong excel: Khi cột dữ liệu có quá nhiều giá trị khiến hộp Filter không thể hiển thị hết dữ liệu, bạn có thể kéo mũi tên hai chiều ở góc cửa sổ bộ lọc Filter để thay đổi kích thước

2.4, Cách Xóa Bộ Lọc/ Clear Filter Trong Excel

Có bao giờ bạn thắc mắc tại sao dòng bị ẩn không thể unhide được không? Nguyên nhân hay gặp nhất là do file đã được áp dụng Filter, nếu bạn không xóa bộ lọc thì không thể hiện các dòng đã bị ẩn trong Excel được.


Để xóa bộ lọc cho 1 cột, chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống >> Clear Filter.

Sau khi lọc dữ liệu trong excel xong, để xóa bộ lọc cho 1 cột, chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống chọn Clear Filter

Để xóa nhanh bộ lọc cho toàn bộ bảng dữ liệu: chọn Data >> Clear trong mục Sort & Filter hoặc sử dụng phím tắt Alt + A + C.

Sau khi lọc dữ liệu trong excel, để xóa nhanh bộ lọc cho toàn bộ bảng dữ liệu: chọn Data chọn Clear trong mục Sort & Filter hoặc sử dụng phím tắt Alt + A + C



2.5, Cập Nhật Bộ Lọc Sau Khi Thay Đổi Dữ Liệu Bằng Reapply

Bộ lọc không tự động cập nhật nếu người dùng chỉnh sửa/ xóa dữ liệu. Để cập nhật data sử dụng để lọc dữ liệu trong Excel, chọn 1 ô bất kỳ trong bảng, chọn Data >> Reapply:

cách lọc dữ liệu trong excel: Cập Nhật Bộ Lọc Filter Sau Khi Thay Đổi Dữ Liệu Bằng Reapply

2.6, Cách Copy Trong Excel Bỏ Qua Các Cột Và Dòng Ẩn

Cách sao chép dữ liệu đã lọc đơn giản là chọn vùng dữ liệu cần copy, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép và Ctrl + V để dán dữ liệu vào vùng bảng tính mới.


Rất ít trường hợp gặp lỗi Excel sao chép cả các hàng bị ẩn. Để sửa lỗi này, ấn F5 >> Go To Special >> Visible Cells only. Hoctin.vn đã có bài viết các cách copy trong excel hướng dẫn chi tiết các lỗi và cách sửa – bao gồm cả trường hợp lỗi copy khi Filter.

3, Cách Filter Với Các Loại Dữ Liệu Khác Nhau

Cửa sổ Filter phân các khu vực khác nhau cho các loại dữ liệu: Số (Number), Văn bản (Text), Màu (Color), Ngày tháng (Date).

3.1, Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với Dữ Liệu Dạng Số

Để lọc dữ liệu dạng số, chọn biểu tượng mũi tên hướng xuống góc bên phải ô tiêu đề của cột, một hộp thoại hiện ra >> chọn Number Filters.

 

Các tùy chọn so sánh (bằng, không bằng, lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng, trong khoảng, top 10, trên trung bình, dưới trung bình) và cả tùy chọn lọc (Custom Filter) hiện lên:

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với Dữ Liệu Dạng Số

Bạn có thể chọn lọc dữ liệu trong Excel có điều kiện bằng Custom Filter hoặc bằng bất kỳ một phép so sánh nào theo ý muốn của mình, hộp thoại Custom AutoFilter luôn hiện lên:

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với Dữ Liệu Dạng Số Bằng Custom Filter

Bằng hộp thoại này, bạn có thể thêm một điều kiện khác (nếu muốn). Bạn có thể sử dụng thêm điều kiện bằng cách kết hợp (AND), hoặc chọn 1 trong 2 điều kiện (OR).\\

 

Như ví dụ trên, hoctin.vn đang đặt điều kiện lọc dữ liệu là các số lớn hơn 10000 nhưng không bằng 20000 bằng cách sử dụng toán tử And nối 2 điều kiện.

3.2, Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với Dữ Liệu Dạng Văn Bản

Tương tự, để lọc dữ liệu dạng văn bản, chọn Text Filters, các tùy chọn với dữ liệu kiểu văn bản (bằng, không bằng, bắt đầu bởi, có chứa, không chứa một số ký tự chỉ định) và cả tùy chọn lọc (Custom Filter) hiện lên:

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với Dữ Liệu Dạng Văn Bản

Áp dụng một điều kiện bất kỳ, hộp thoại Custom AutoFilter luôn hiện lên. Ở ví dụ sau, hoctin.vn sử dụng hàm lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel để lọc các giá trị văn bản là tên của Sản phẩm có chứa từ “áo” và kết thúc bởi cụm “M1”:

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với Dữ Liệu Dạng Văn Bản Với Custom Filter

Kết quả lọc dữ liệu trong Excel như sau:

Kết quả Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với Dữ Liệu Dạng Văn Bản

3.3, Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel - Lọc Ô Trống (Blank)

Để lọc ô trống, chọn Blanks.

Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel - Lọc Ô Trống (Blank) Không Chứa Dữ Liệu

Để chỉ các ô có dữ liệu (bỏ qua các ô trống), chọn Select All (Chọn Tất cả) >> bỏ chọn Blanks (Các ô trống) ở cuối danh sách. Ấn OK, các hàng có dữ liệu trong cột mới hiển thị.

3.4, Cách Lọc Màu Trong Excel

Để lọc theo màu ô, chọn Filter by Color:

Cách Lọc Màu Trong Excel: Để lọc theo màu ô, chọn Filter by Color

Nếu cột chứa các phông màu chữ khác nhau, hay chứa nhiều hơn 1 biểu tượng ô, trong Filter by Color sẽ hiển thị các lựa chọn để lọc theo màu phông chữ và biểu tượng ô.

3.5, Cách Lọc Dữ Liệu Định Dạng Ngày Tháng Trong Excel

Excel mặc định hiển thị các giá trị là ngày tháng năm trong cửa sổ Filter dưới dạng danh sách mở rộng dần theo thứ tự năm >> tháng >> ngày.

 

Để mở rộng / thu nhỏ giữa các cấp độ năm tháng ngày bằng cách chọn dấu cộng hoặc dấu trừ trước mỗi nhóm.

Cách Lọc Dữ Liệu Định Dạng Ngày Tháng Trong Excel: Excel mặc định hiển thị các giá trị là ngày tháng năm trong cửa sổ Filter dưới dạng danh sách mở rộng dần theo thứ tự năm >> tháng >> ngày

Date Filters cho phép người dùng chọn hiển thị / ẩn dữ liệu là ngày, tuần, tháng, quý, năm chỉ định hoặc lọc theo dữ liệu so sánh với thời gian chỉ định.

 

Hình ảnh dưới đây hiển thị tất cả các bộ lọc ngày tháng năm có sẵn trong chức năng Filter:

Cách Lọc Dữ Liệu Định Dạng Ngày Tháng Trong Excel Với Date Filter

Ngoài ra, bạn cũng có thể sắp xếp ngày tháng tăng dần trong Excel hoặc ngược lại nhờ Sort Oldest to Newest/ Sort Newest  to Oldest.

3.6, Sử Dụng Search Lọc Tên Trong Excel

Để tìm tên trong Excel với các giá trị có điểm chung, ví dụ để tìm các Sản phẩm có chứa M1 trong tên, chỉ cần gõ M1 ở ô Search, cửa sổ Filter sẽ hiện toàn bộ các giá trị văn bản có chứa M1 như sau:

Sử Dụng Search Lọc Tên Trong Excel Khi Lọc Dữ Liệu

Chọn Select All Search Results để chọn nhanh toàn bộ các giá trị hiện ra, ấn OK.

Để đến ô Search nhanh, bạn có thể dùng phím tắt E.

 

Hi vọng bài viết của hoctin.vn đã mang lại cho các bạn các thông tin hữu ích về các cách lọc dữ liệu trong Excel.

Chúc các bạn áp dụng thành công trong công việc và học tập.

Trong bài hướng dẫn tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lọc dữ liệu nâng cao và sử dụng bộ lọc nâng cao nhiều điều kiện.

 

Ngoài ra, để ứng dụng hiệu quả Excel, bạn cần phải sử dụng tốt các hàm và các công cụ khác của Excel. Hãy cùng đón đọc series bài viết ứng dụng các hàm Excel:


Lọc Dữ Liệu Với Slicer Trong Pivot Table Nâng Cao

Cách Cố Định Dòng Và Cột

Hàm COUNTIF

Vẽ Biểu Đồ Trong Excel